Skontrum zbioru dokumentacji. Czemu służy, na czym polega, jak przebiega i jakie przynosi korzyści dla funkcjonowania archiwum zakładowego/składnicy akt?

• Prowadząc archiwum zakładowe i składnicę akt należy mieć pewność, jaka dokumentacja jest przechowywana w magazynach archiwalnych. Akta powinny być w pełni zewidencjonowane na spisach zdawczo-odbiorczych, a opis teczek powinien odpowiadać posiadanej ewidencji. W przypadku wątpliwości w zakresie zgodności posiadanej ewidencji ze stanem przechowywanej dokumentacji, przeprowadzane jest skontrum zbioru, czyli czynności kontrolne polegające na ustaleniu zgodności między zapisami ewidencyjnymi a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków. Procedura ta jednak jest bardzo złożona, występuje sporadycznie i wymaga fachowej wiedzy na temat zarządzania dokumentacją zakończoną.
• Podczas proponowanego szkolenia poruszone zostaną zagadnienia bezpośrednio dotyczące przeprowadzenia skontrum w podmiotach: podstawy prawne, zasady organizacji, przygotowanie dokumentacji. Wskażemy również dlaczego skontrum przeprowadza się komisyjnie i nie jest to wyłączne zadanie archiwisty zakładowego.
• Szkolenie skierowane jest do osób odpowiedzialnych za archiwa zakładowe i składnice akt, które diagnozują problemy z potwierdzeniem i rozpoznaniem przechowywanej w nich dokumentacji. Jest też odpowiedzią na zapytania, zwłaszcza nowych, archiwistów, którzy rozpoczynają pracę z nierozpoznanym przez siebie zasobem i potrzebują wsparcia przy ustaleniu kompletności dokumentacji, za którą biorą odpowiedzialność, dbając o jej ochronę przed uszkodzeniem, zagubieniem, utratą.
 

• Zdobędziesz wiedzę dotyczącą sporządzania dokumentacji skontrowej i formalnego przedstawienia wyników procedury.
• Uzyskasz odpowiedzi na pytanie, jak potwierdzić stan dokumentacji w archiwum i gdzie szukać informacji nt. przekazanych, bądź złożonych w magazynie akt?
• Dowiesz się: jak technicznie przygotować skontrum i je przeprowadzić oraz jak powinna pracować powołana komisja?
• Otrzymasz praktyczne wskazówki jak sprawnie i zgodnie z przepisami przeprowadzić procedurę skontrum.
 

1. Czym jest skontrum - definicja procedury?
2. Okoliczności i przyczyny przeprowadzenia skontrum. Kto decyduje o przeprowadzeniu skontrum, kiedy się odbywa, ile trwa i jakiej dokumentacji dotyczy?
3. Uczestnicy procedury (zespół skontrowy, zespoły robocze) i podejmowane przez nich czynności.
4. Dokumentacja skontrowa (protokoły i ich treść). Wpływ posiadanej ewidencji na efekty skontrum:
• wykaz spisów zdawczo-odbiorczych,
• spisy zdawczo-odbiorcze,
• spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania,
• spisy materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego,
• rejestr udostępnień i protokoły wycofania akt.
5. Analiza wyników skontrum i ustalenie wniosków końcowych:
• parametry zbioru dokumentacji - chronologia, mb, j. inw.,
• status właścicielski przechowywanych akt: własne, odziedziczone, obce.
6. Podjęcie działań w celu usunięcia nieprawidłowości potwierdzonych w trakcie skontrum:
• ustalenie stanu faktycznego zbioru akt,
• porządkowanie i inwentaryzacja dokumentacji pozostającej bez ewidencji,
• wyjaśnienie przyczyn braku dokumentacji i osób odpowiedzialnych.
7. Podsumowanie. Pytania, dyskusja
 

Jednostki organizacyjne z sektora finansów publicznych, które są prawnie zobligowane do prowadzenia archiwów zakładowych i składnic akt, pracownicy realizujący zadania archiwisty.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.