Prace przygotowawcze do wdrożenia systemu EZD w urzędzie

Zapraszamy do udziału w szkoleniu, podczas którego wyjaśnimy korzyści wynikające z wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostce. Omówione zostaną założenia metodyki systemu EZD na przykładzie wdrożeń systemu EZD PUW oraz wskazane elementy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w procesie wdrażania w podmiocie systemu EZD. Zajęcia poprowadzą ekspertki z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, który stworzył system do elektronicznego zarządzania dokumentacją zwany EZD PUW.

• Poznanie zasad zarządzania dokumentacją w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD).
• Przedstawienie różnic miedzy papierowym (tradycyjnym), a elektronicznym sposobem zarządzania dokumentacją.
• Zapoznanie uczestników z najważniejszymi aspektami zarządzania składami chronologicznymi jako niezbędnego elementu przy wdrożeniu systemu EZD.
• Omówienie prac przygotowawczych oraz rekomendowanych etapów wdrażania systemu EZD w jednostkach administracji publicznej.

I. Podstawy prawne i prace przygotowawcze do wdrożenia EZD.
1. Otoczenie prawne EZD:
a. jak należy rozumieć pojęcie EZD?
b. wyjątki od systemu EZD,
c. różnice w zakresie prowadzenia spraw w postaci elektronicznej i papierowej (tradycyjnej),
d. najważniejsze definicje.
2. Wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie EZD:
a. obsługa korespondencji wpływającej w EZD (poczta tradycyjna, ePUAP, mail informatyczne nośniki danych),
b. dekretacja, dekretacja zastępcza,
c. zakładanie i prowadzenie spraw elektronicznych, 
d. kompletowanie akt spraw w EZD,
e. akceptacje i podpisy elektroniczne w systemie EZD,
f. zasady przygotowywania odpowiedzi w sprawach prowadzonych w EZD,
g. korespondencja wewnętrzna w EZD,
h. obsługa korespondencji wychodzącej w EZD,
i. wykorzystanie systemu EZD w zakresie wsparcia prowadzenia spraw w postaci papierowej. 
3. Metodyka wdrożenia EZD w podmiocie: 
a. etapy wdrażania EZD,
b. struktura organizacyjna na potrzeby wdrożenia EZD w podmiocie (powołanie zespołu wdrożeniowego, rola koordynatorów w komórkach organizacyjnych).
II. Zarządzanie dokumentacją w składach chronologicznych i przekazanie dokumentacji elektronicznej oraz dokumentacji ze składów chronologicznych do archiwum zakładowego w EZD.
1. Tworzenie składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych – wymagania prawne i wymagania dla systemu teleinformatycznego klasy EZD:
a. lokalizacje składów,
b. zbiory składów chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
2. Bieżąca obsługa składów chronologicznych i składu informatycznych nośników danych: 
a. rejestracja dokumentów w skaldzie,
b. wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
c. przekazywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych na stan archiwum zakładowego.
3. Przekazywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych na stan archiwum zakładowego.
4. Na czym polega archiwizacja dokumentacji elektronicznej.
5. Różnice w archiwizacji dokumentacji elektronicznej i papierowej. 
6. Na czym polega brakowanie dokumentacji elektronicznej.

Kierownicy podmiotów wdrażających system EZD, osoby odpowiedzialne za procedury obiegu dokumentacji w podmiotach publicznych, osoby koordynujące wdrażanie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, osoby z komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za organizację pracy w podmiotach publicznych, archiwiści, informatycy.

Zastępca dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku, kierownik oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Posiada długoletnie doświadczenie w zakresie wdrażania i stosowania przepisów kancelaryjnych w podmiotach publicznych. Uczestnik zespołu roboczego przygotowującego przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Od wielu lat wdraża system EZD PUW w podmiotach publicznych i prowadzi szkolenia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacji w podmiotach publicznych.

Wieloletni pracownik Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Posiada długoletnie doświadczenie w zakresie wdrażania i stosowania przepisów kancelaryjnych w podmiotach publicznych. Uczestnik zespołu roboczego przygotowującego przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Od wielu lat wdraża system EZD PUW w podmiotach publicznych i prowadzi szkolenia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacji w podmiotach publicznych.