Ochrona prawna dokumentacji kadrowej i płacowej przed nieuprawnionym ujawnieniem w praktyce organów administracji publicznej

Proponujemy Państwu udział w zajęciach podczas których omówimy regulacje z zakresu ochrony prawnej dokumentacji pracowniczej w kontekście udostępniania informacji z dokumentacji kadrowo - płacowej. Wskażemy katalog danych będących informacją publiczną oraz te dane które jej nie stanową, a wręcz są tajemnicą prawnie chronioną. Omówimy zasady udzielania odpowiedzi na wniosek o udostępnienie informacji z dokumentacji kadrowo-płacowej. Zagadnienia omawiane podczas zajęć będziemy analizować w kontekście ustawy o dostępnie do informacji publicznej i rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Omawiane treści zostaną poparte licznymi przykładami z praktyki i orzecznictwa. 

• Zdobycie, uzupełnienie i aktualizacja wiedzy na temat ochrony prawnej dokumentacji kadrowej i płacowej przez przypadkami jej nieuprawnionego udostępniania i ujawniania.
• Poszerzenie wiadomości z zakresu ograniczenia prawa dostępu do informacji publicznej w kontekście prawa do prywatności oraz RODO.
• Zdobycie umiejętności pomocnych w skutecznej kwalifikacji informacji znajdującej się w dokumentacji kadrowej i płacowej pracowników administracji publicznej.
• Uzyskanie pewności i poczucia bezpieczeństwa w sytuacjach związanych z odmową udostępnienia informacji stanowiącej tajemnice prawnie chronione oraz danych nie stanowiących informacji publicznej.
• Omówienie zasad pobierania opłat za udostępnienie informacji publicznej a także zasad funkcjonowania BIP-u, jako narzędzia powszechnego propagowania informacji publicznej.
• Przedstawienie wzajemnych relacji między udostępnianiem i odmową udostępniania informacji publicznych a ochroną danych osobowych wynikających z kodeksu cywilnego, kodeksu pracy oraz RODO.
• Wskazanie najczęściej popełnianych błędów i nieprawidłowości w zakresie udostępnia informacji z dokumentacji pracowniczej.
• Udzielenie odpowiedzi na pytania i wątpliwości z zakresu przedmiotu zajęć.

1. Podstawy prawne ochrony danych znajdujących się w dokumentacji kadrowej i płacowej pracodawcy:
a. Konstytucyjna regulacja prawa do dostępu do informacji publicznej.
b. Normatywna regulacja prawa do dostępu do informacji publicznej na poziomie ustawowym.
c. Ochrona przewidziana w przepisach prawa pracy.
d. Ochrona zawarta w przepisach prawa cywilnego.
e. Ochrona zawarta w RODO.
2. Pojęcie informacji publicznej w kontekście danych dotyczących pracowników:
a. Informacja nie będąca informacją publiczną.
b. Informacja publiczna prosta.
c. Informacja publiczna przetworzona.
3. Zakres informacji podlegających udostępnieniu:
a. Otwarty katalog informacji i działań stanowiących informacje publiczną.
b. Pojęcie i konstrukcja normatywna dokumentu urzędowego.
c. Katalog danych i informacji egzemplifikowanych przez ustawę jako informacja publiczna.
4. Udostępnienie informacji jako czynność materialno-techniczna:
a. Terminy do udostępnienia informacji publicznej i ich charakter prawny.
b. Dopuszczalność i przesłanki przedłużenia terminu do udzielenia informacji publicznej.
5. Dane z zasobu kadrowego i płacowego nie stanowiące informacji publicznej oraz dane stanowiące tajemnice prawnie chronione:
a. Decyzja administracyjna jako forma odmowy udostępnienia informacji publicznej, konstrukcja, elementy obligatoryjne, stosowanie KPA.
b. Prywatność jako ustawowa przesłanka odmowy udostępnienia informacji publicznej:
• Prywatność osoby fizycznej.
• Pojęcie normatywne funkcjonariusza publicznego.
• Pojęcie normatywne osoby pełniącej funkcję publiczną.
• Dane osobowe, sposoby i przesłanki ich anonimizacji.
• Dokumentacja oraz informacje dot. Umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych.
• Dokumentacja oraz informacje dot. Wynagrodzenia pracownika oraz zleceniobiorcy.
• Charakter prawny umów cywilnoprawnych w kontekście dostępu do informacji.
• Charakter prawny umów o pracę w kontekście dostępu do informacji.
• Charakter prawny informacji pozyskiwanych w związku z rekrutacją.
• Charakter prawny informacji pozyskiwanych w związku z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę, powołania oraz umów cywilnoprawnych.
• Charakter prawny informacji dot. Wynagrodzenia pracowników oraz kontrahentów.
• Oświadczenia majątkowe a uprawnienia wynikające z dostępu do informacji publicznej.
c. Przesłanki odmowy w przypadku informacji publicznej przetworzonej:
• Wezwanie wnioskodawcy do wykazania szczególnego interesu publicznego.
• Definicja normatywna szczególnego interesu publicznego.
6. Analiza orzecznictwa sądów administracyjnych z zakresu dostępu do informacji publicznej – najnowsze kierunki wykładni.

Kadra kierownicza jednostek, naczelnicy, kierownicy oraz pracownicy pionu kadr i płac, organów administracji samorządowej (urzędy gmin, starostwa powiatowe, urzędy marszałkowskie) administracji rządowej (urzędy centralne, urzędy wojewódzkie, administracja zespolona i niezespolona) oraz ich jednostek organizacyjnych, wszystkie osoby odpowiedzialne za udostępnianie informacji publicznej.

Pełnomocnik Prezydenta Miasta Krakowa, radca prawny, wieloletni dyrektor Wydziału Zarządzania Kryzysowego w Urzędzie Miasta Krakowa realizujący zadania związane z bezpieczeństwem i organizacją imprez masowych, specjalista z zakresu prawa i postępowania administracyjnego.