Kurs: Stanowisko kierownicze w administracji publicznej – zarządzanie, organizacja i odpowiedzialność

DZIEŃ I – 25 kwietnia 2025 r.
Upoważnienia i odpowiedzialności dotyczące gospodarki finansowej, zamówień publicznych, rachunkowości, sprawozdawczości w zakresie jednostek sektora finansów publicznych oraz odpowiedzialność z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
W ramach zajęć przedstawimy zasady przypisywania i ponoszenia odpowiedzialności służbowej oraz z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Prowadzący wskaże konkretne rozwiązania dotyczące wdrażania upoważnień oraz pełnomocnictw wraz ze wzorami gotowych powierzeń obowiązków. Uczestnicy otrzymają wzory pełnomocnictw i upoważnień, niezbędnych do prawidłowej i sprawnej realizacji obowiązków.

1. Różnica pomiędzy upoważnieniem, a pełnomocnictwem.
2. Wprowadzenie - przepisy dotyczące odpowiedzialności oraz przepisy stanowiące podstawę powierzeń obowiązków i odpowiedzialności pracownikom w zakresie:
• Gospodarki finansowej.
• Rachunkowości.
• Zamówień publicznych.
• Rodzaje odpowiedzialności, w tym: służbowa, dyscyplinarna w zakresie naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
3. Podstawy prawne umocowania kierownictwa JST i jednostek organizacyjnych.
4. Zasady kontroli/zatwierdzania wybranych dokumentów– powiązana z tym odpowiedzialność z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych:
• Dokonywanie kontroli merytorycznej, formalnej, rachunkowej.
• Zatwierdzanie do wypłaty (wydawanie dyspozycji) dokumentów księgowych.
• Kontrola wstępna skarbnika/głównego księgowego.
• Podpisywanie sprawozdań budżetowych i finansowych.
• Przykłady gotowych powierzeń skutkujących odpowiedzialnością pracowników jednostki z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych za powierzone do realizacji zadania.
5. Pracownicy jst jako osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (wzór powierzenia w zakresie zamówień publicznych).
6. Kontrola zarządcza, wybrane zagadnienia:
• Najważniejsze wymogi ustawowe.
• Nadzór nad jednostkami organizacyjnymi.
7. Wybrane zagadnienia odnośnie powierzeń:
• Czy istnieje ciągłość powierzeń w przypadku zmiany kierownika jednostki.
• Zakresy czynności i znajdujące się w nich zapisy: inne obowiązki zlecone przez szefa.
• Szczególne przypadki powierzeń w odniesieniu do skarbnika i głównego księgowego.
8. Powierzenia z zakresu administracji publicznej:
• Wydawanie decyzji administracyjnych – przykłady.
• Wydawanie decyzji podatkowych.
• Zaświadczeń.
• Postanowień.
• Wyrysów, wypisów.
9. Jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej:
• Powierzenia dla kierowników jednostek.
• Odpowiednie umocowanie zastępców kierowników jednostek.
10. Pozostałe powierzenia obowiązków i odpowiedzialności w zakresie:
• Upoważnienia do składania oświadczeń woli.
• Poświadczania własnoręczności podpisów (kto może dokonywać).
• Czy można poświadczać kserokopie dowodu osobistego.
• Dotacje na przykładzie dotacji z pożytku publicznego i wolontariatu (wzór przekazania powierzenia odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych).
• Zasady zaciągania zobowiązań wieloletnich przez kierowników jednostek organizacyjnych – wymagane zapisy w wieloletniej prognozie finansowej oraz gotowy przykład wymaganego upoważnienia udzielonego przez wójta/burmistrza/prezydenta/zarząd jst, na podstawie zapisów w wpf, kierownikom jednostek organizacyjnych do zaciągania zobowiązań wieloletnich.
• Odpowiedzialność za inwentaryzacje w odniesieniu do poszczególnych stanowisk –
• Odpowiedzialność materialna pracownika – przepisy ją określające oraz wzór powierzenia obowiązków.
• Odpowiedzialność za mienie a przepisy rozporządzenia z dnia 13 września 2017 r. Ministra rozwoju i finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami rzeczypospolitej polskiej.
• Upoważnienie do poświadczania dokumentów za zgodność z oryginałem.
11. Studium przypadków w zakresie powierzeń – przykłady dobrze i źle opracowanych dokumentów.
12. Wybrane aspekty odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

DZIEŃ II – 28 kwietnia 2025 r.
Zarządzanie efektywnym zespołem z wykorzystaniem technik delegowania zadań, zarządzania czasem i stresem
Drugi dzień kursu poświęcimy na zajęcia dedykowane kadrze zarządzającej, tak aby omówić i wzmocnić kompetencje w zakresie budowania efektywnych zespołów przy wykorzystaniu technik planowania oraz delegowania zadań. Szkolenie posłuży także wzmocnieniu uczestników w efektywnym radzeniu sobie ze stresem zawodowym i przeciwdziałaniu wypaleniu zawodowemu. Uczestnicy zwiększą umiejętności skutecznego korzystania z narzędzi, pozwalających na stworzenie efektywnego zespołu. Zdobędą wiedzę na temat technik i metod pomagających w organizacji zadań, a także poznają narzędzia efektywnego delegowania zadań w celu podniesienia kontroli monitorowania postępów w zaplanowanych działaniach. Udział w zajęciach pozwoli też na poznanie czynników, które znacząco wpływają na stres i wypalenie zawodowe.

1. Zarządzanie skutecznym zespołem w administracji:
• Rola i funkcje kierownika w urzędzie – mapa kompetencji kierowniczych.
• Pułapki w budowaniu skutecznego zespołu -najczęstsze przyczyny niepowodzeń zespołów.
• Dysfunkcje pracy zespołowej według Lenioniego.
• Źródła powstawania zaangażowanych i niezaangażowanych pracowników w kontekście pracy w urzędzie.
2. Skuteczność osobista w zarządzaniu zespołem – rozwój kompetencji kierowniczych:
• Analiza stylów zarządzania pod względem oddziaływania na zaangażowanie, stres i wypalenie zawodowe pracowników w urzędzie.
• Dostosowanie stylu komunikacji do stopnia dojrzałości pracownika wg. modelu zarządzania sytuacyjnego.
3. Organizacja przyjaznego środowiska pracy - zasady przeciwdziałania mobbingowi i wypaleniu zawodowemu w zespole:
• Katalog zachowań mobbingowych oraz bariery komunikacyjne.
• Wpływ komunikacji na występowanie zjawiska mobbingu wg. H. Leymanna
• Różnica między konfliktem a mobbingiem.
• Jak rozpoznać wypalenie zawodowe w zespole? Symptomy wypalenia zawodowego.
4. Praktyczne narzędzia i techniki budowania skutecznych zespołów w administracji:
• Co motywuje do pracy pokolenia X, Y, Z? – elementy zarzadzania wiekiem.
• Pozapłacowe motywatory – techniki wzbudzania zaangażowania pracowników.
• Informacja zwrotna – budowanie odwagi kierowniczej, pracowniczej.
• Rozmowa korygująca – zawracanie uwagi i zmiana zachowań.
• Zwiększanie zaangażowanie pracownika -technika delegowania zadań.
• Błędy w delegowaniu.
5. Podsumowanie szkolenia - informacja zwrotna.

DZIEŃ III – 29 kwietnia 2025 r.
Współpraca w zespole. Jak nie stracić motywacji, skutecznie rozwiązywać konflikty i budować pozytywne relacje
W trzecim dniu zajęć skupimy się na wzmocnieniu kompetencji społecznych niezbędnych w dobrej współpracy zespołowej – szczególnie, gdy przed zespołem stoją wyjątkowo trudne zadania i relacje. Obejmuje zarówno elementy związane z motywacją i budowaniem zaangażowania, jak też postawy mediacji i rozwiązywania konfliktów. Uczestnicy szkolenia będą pracować także nad umiejętnościami budowania relacji. Osoby biorące udział w zajęciach zdobędą informacje na temat źródeł i sposobów motywowania podwładnych, a także pogłębią wiedzę na temat skutecznego komunikowania się z innymi. Udział w szkoleniu pozwoli też na rozwinięcie własnych kompetencji zawodowych, poprzez wzmocnienie umiejętności rozstrzygania konfliktów oraz umiejętności zmniejszenia napięć miedzy ludźmi w czasie sporów.

1. Motywacja w pracy samorządowej – gdzie i jak jej szukać?
• Samorząd jako pracodawca - polityka kadrowa urzędzie samorządowym
• Motywacja w pracy: jak inspirować i mobilizować siebie i innych?
• Rodzaje motywacji. Czynniki sukcesu.
• Proces motywacyjny
• Co robić w kryzysie motywacji?
• Krótko o teoriach motywacji.
• Awans w wewnętrzny w urzędzie samorządowym.
• Skąd brać siłę do realizacji marzeń?
2. Rozwiązywanie i przeciwdziałanie konfliktom w urzędzie samorządowym. Podstawy mediacji.
• Rodzaje konfliktów w samorządzie.
• Sposoby przeciwdziałania konfliktom.
• Narzędzia i sposoby rozwiązywania konfliktów
• Mediacje i negocjacje.
• Reguły wpływu społecznego.
• Konflikty społeczne – jak budować mosty zamiast murów?
• Trudny interesant w urzędzie – jak sobie z nim radzić?
• Sztuka prowadzenia trudnych rozmów.
3. Wyznaczanie celów.
• Metoda SMART, czyli pięć zasad skutecznego wyznaczania celów.
• Dlaczego cele są potrzebne i warto je wyznaczać?
• Myślenie i działanie strategiczne w samorządzie.
• Samoświadomość i jakość zarządzania sobą.
• Planowanie kariery i rozwój osobisty.
• Coaching i mentoring w urzędzie samorządowym.
• Wypalenie zawodowe – jak mu przeciwdziałać?
• Czy cel uświęca środki czyli słowo o granicach i wartościach. Etyka w urzędzie samorządowym.
4. Budowanie relacji. Współpraca w zespole.
• Zarządzanie talentami – jak to robić w urzędzie samorządowym?
• Lider w urzędzie – jaki jest, jakie powinien być?
• Wspólnota celów i wartości. Samorząd i polityka.
• Budowanie zaufania.
• Inteligencja emocjonalna.
• Jak budować zaangażowanie?
• Jak nauczyć się chwalić i dziękować?
• Dziś kolega, jutro szef – jak układać relacje w procesach zmian kadrowych.
5. Otwartość na zmianę. Od oporu do zaangażowania.
• Dlaczego boimy się zmian?
• Jak oswoić zmianę?
• Jak się przygotować do zmian? Czy to możliwe? Samorząd jako proces polityczny.
• Zarządzanie zmianą. Jak zmieniają się priorytety rozwojowe w samorządzie?
• Działanie w kryzysie – jak nie stracić głowy?
• Zarządzanie czasem i stresem.
• Pomiędzy lękiem i akceptacją – zespół w procesie zmian. Jak problemy przekształcać w wyzwania?
6. Komunikacja. Elementy wystąpień publicznych.
• Skuteczna autoprezentacja – jak robić pierwsze dobre wrażenie?
• Sztuka prowadzenia sporów – jak bronić swoich racji? Debaty samorządowe.
• Jak odpowiadać na trudne pytania: sesja, spotkanie z mieszkańcami, konsultacje społeczne.
• Trudne rozmowy z pracownikami – jak się do nich przygotować? Jak je przeprowadzać?
• Komunikacja z mediami.
• Krótko o komunikacji w kryzysie.
• Urzędnik w mediach społecznościowych.

DZIEŃ IV – 6 maja 2025 r.
Prawo Pracy dla kadry kierowniczej jednostek samorządu terytorialnego
Ostatniego dnia omówimy najważniejsze kwestie związane z zadaniami Kadry kierowniczej jednostek samorządu terytorialnego w zakresie przestrzegania przepisów prawa pracy. Coraz częściej bowiem w praktyce to nie tylko Kierownik jednostki, ale również inne osoby Kadry kierowniczej jednostki odpowiadają przed organami kontroli za naruszenia przepisów prawa pracy. W trakcie szkolenia omówione zostaną przepisy prawa pracy oraz podawana będą praktyczne przykłady zarówno nieprawidłowości, jak i prawidłowych praktyk. Poruszone również zostaną kwestie związane z odpowiedzialnością, zarówno wobec inspektora pracy Państwowej Inspekcji Pracy, jak i w przypadku skierowania przez pracownika sprawy do sądu pracy. Podczas zajęć zwrócimy uwagę na kluczowe aspekty prawa pracy, z uwzględnieniem najnowszych zmian w przepisach oraz praktycznych problemów, z którymi spotykają się osoby kierujące pracownikami w codziennej pracy.

1. Nabór na wolne stanowiska urzędnicze:
• Prowadzenie naboru zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych – zagadnienia wybrane
• Rola kadry kierowniczej w procedurze naboru.
• Dane osobowe w naborze - zasady przetwarzania.
• Praktyczne problemy związane z naborem - analiza przypadków.
• Wymogi formalne dla kandydatów.
• Uprawnienia kandydatów w procesie naboru.
• Orzecznictwo sądowe dotyczące naboru - omówienie istotnych wyroków.
2. Wymogi formalne dopuszczenia do pracy:
• Badania lekarskie i szkolenia bhp - obowiązki pracodawcy i pracownika.
• Rola i odpowiedzialność kadry kierowniczej w tym zakresie.
• Dokumentacja związana z dopuszczaniem do pracy.
3. Zawieranie umów o pracę:
• Rodzaje umów o pracę i ich charakterystyka.
• Forma i treść umowy o pracę.
• Rola i odpowiedzialność kadry kierowniczej w procesie zawierania umów.
4. Wynagrodzenie za pracę:
• Podstawy prawne ustalania wynagrodzenia.
• Zasady prawidłowego ustalania wysokości wynagrodzenia.
• Uwzględnianie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i regulaminów wewnętrznych.
• Praktyczne aspekty ustalania wynagrodzenia - przykłady.
5. Udzielanie urlopów wypoczynkowych i zwolnień od pracy:
• Prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego - zasady i wymiar.
• Planowanie i udzielanie urlopów - rola kadry kierowniczej.
• Urlopy na żądanie i inne rodzaje urlopów.
• Zwolnienia, z których korzystają pracownicy samorządowi, np. w celu załatwienia spraw osobistych – wymogi formalne związane z udzielaniem i odpracowywaniem tych wyjść.
6. Czas pracy:
• Systemy czasu pracy i ich specyfika – zagadnienia wybrane.
• Praca w nadgodzinach - zasady i ograniczenia.
• Rola i odpowiedzialność kadry kierowniczej w zakresie organizacji czasu pracy.
7. Odpowiedzialność porządkowa pracowników:
• Katalog kar porządkowych i zasady ich stosowania.
• Procedura nakładania kar porządkowych.
• Czy dopuszczalne jest sporządzanie notatek na pracowników? - aspekty prawne i praktyczne.
8. Rozwiązywanie umów o pracę i wydawanie świadectw pracy:
• Sposoby rozwiązywania umów o pracę - przyczyny i tryb.
• Okres wypowiedzenia i zarządzaniem pracownikiem w okresie wypowiedzenia.
• Świadectwo pracy - zasady wydawania.
• Rola i odpowiedzialność kadry kierowniczej w procesie rozwiązywania umów o pracę.
9. Odpowiedzialność Kadry Kierowniczej za przestrzeganie prawa pracy:
• Zakres odpowiedzialności kadry kierowniczej za naruszenia prawa pracy.
• Na co zwracają uwagę inspektorzy pracy podczas kontroli.
• Sankcje za naruszenia prawa pracy - kary pieniężne i inne konsekwencje.
10. Przeciwdziałanie mobbingowi:
• Obowiązek pracodawcy przeciwdziałania mobbingowi.
• Tworzenie procedury antymobbingowej - praktyczne wskazówki.
• Planowane zmiany w przepisach Kodeksu pracy dotyczące mobbingu.
• Rola i odpowiedzialność kadry kierowniczej w przeciwdziałaniu mobbingowi.
11. Postępowanie w przypadku zgłoszeń o nierówne traktowanie i zachowań niepożądanych:
• Tryb postępowania w przypadku zgłoszeń od pracowników.
• Podejmowanie realnych działań w celu przeciwdziałania mobbingowi i innym zachowaniom niepożądanym.
• Praktyczne aspekty reagowania na zgłoszenia - przykłady i rekomendacje.

Test sprawdzający wiedzę.