Zarządzanie dokumentacją placówek oświatowych, z uwzględnieniem szkół reorganizowanych i likwidacji

Prowadzenie dokumentacji i jej archiwizacja w placówce oświatowej budzi wiele wątpliwości, a pracownicy za to odpowiedzialni potrzebują ciągłego doskonalenia i aktualizacji wiedzy. Proponujemy Państwu udział w zajęciach, w trakcie których kompleksowo przeanalizowany zostanie proces prawidłowego prowadzenia dokumentacji od momentu wpływu lub wytworzenia pisma, do chwili zakończenia sprawy. Szkolenie przygotowuje do kontroli i audytów prowadzonych przez organy nadrzędne i nadzorujące z zakresu zarządzania dokumentacją w placówkach oświatowych, CUW-ach czy ZEAS-ach.

• Nadrzędnym celem szkolenia jest przekazanie wiedzy na temat postępowania z dokumentacją w placówkach oświatowych. W trakcie szkolenia omówione zostaną zasady prawidłowego prowadzenia dokumentacji od momentu wpływu lub wytworzenia pisma, do chwili zakończenia spraw i zarchiwizowania segregatorów i teczek. Analizie poddane będą kwestie wdrażania przepisów kancelaryjnych w podmiotach, w tym jednolitego rzeczowego wykazu akt, a także zasady przekazywania akt oraz zorganizowania i prowadzenia archiwów i składnic akt.
• Uczestnicy szkolenia zdobędą wiedzę na temat obowiązujących trendów w zarządzaniu dokumentacją, z uwzględnieniem interpretacji aktualnych przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
• Udział w szkoleniu realizuje zapisy Instrukcji archiwalnej w zakresie obowiązku stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników odpowiedzialnych za archiwa zakładowe.
• Szkolenie to pozwoli na wymianę doświadczeń w zakresie praktycznego stosowania znowelizowanej Ustawy archiwalnej i rozporządzeń wykonawczych w palcówkach oświatowych i jednostkach je obsługujących.

1. Z czego wynika obowiązek dbałości o akta placówki? Regulacje prawodawstwa krajowego i unijnego.
2. Postępowanie z dokumentacją w placówce oświatowej w oparciu o instrukcję kancelaryjną i wykaz akt.
3. Nie tylko w sekretariacie powstaje dokumentacja! Identyfikacja zagrożeń i punktów kluczowych w trakcie prowadzenia spraw.
4. Koordynacja procesu tworzenia dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Obieg dokumentacji i przepływ informacji.
5. Korespondencja tradycyjna a przesyłki elektroniczne (zasady postępowania).
6. Rejestracja pism (dziennik korespondencyjny, rejestr decyzji, kontrolki pism na stanowiskach pracy).
7. Prowadzenie dokumentacji przez pracowników merytorycznych. Ustalanie komórek merytorycznych w sprawie.
8. Tworzenie i znakowanie spraw. Znak sprawy i numer decyzji to nie to samo.
9. Czy w każdej teczce musi być spis spraw? (dokumentacja tworząca i nietworząca akt sprawy).
10. Kluczowe punkty w obiegu dokumentacji (dekretacja, akceptacja, daty pism i chronologia spraw).
11. Ile lat przechowywać dany typ dokumentów? Ustalanie czasookresów przechowywania segregatorów z aktami (praktyczne i formalne kryteria oceny).
12. Potrzeba nowelizacji wykazów akt dla dokumentacji pracowniczej, projektów unijnych, umów, itp.
13. Na czym polega odpowiedzialność stanowisk pracy za tworzoną dokumentację? Przechowywanie i udostępnianie akt przez komórki i stanowiska pracy.
14. Kiedy zamknąć sprawę i segregator, czyli przygotowanie dokumentacji do archiwum? Weryfikacja kategorii archiwalnej w oparciu o wykazy akt.
15. Kto odpowiada, przechowuje i archiwizuje dokumentację placówek oświatowych prowadzoną przez centra usług wspólnych?
16. Likwidacja jednostki i obowiązki jednostki w odniesieniu do dokumentacji.
17. Czy każda placówka oświatowa musi posiadać archiwum zakładowe? Jak zorganizować archiwum szkolne i kto ma je prowadzić? Pojęcie „outsourcing archiwalny”.
18. Dualizm w prowadzeniu: akt nauczania i wychowania, a dokumentacji organizacyjnej, administracyjnej i finansowej w placówce oświatowej.
19. Zmiana zasad postępowania z dokumentacją pracowniczą (nowelizacja okresów przechowywania i archiwizacja teczek osobowych).
20. Jak przygotować dokumentację szkolną do kontroli? Nadzór nad dokumentacją i prawo do jej kontroli jednostek nadrzędnych i nadzorujących oraz archiwów państwowych.
21. Na czym polega porządkowanie akt? Etapy i charakterystyka prac archiwizacyjnych. Standardy ewidencjonowania, porządkowania i technicznego zabezpieczania akt.
22. Jak przeprowadzić niszczenie akt? Realizacja założonej procedury brakowania.
23. Formularze niezbędne przy prowadzeniu i archiwizacji dokumentacji szkolnej.
24. Podsumowanie (pytania, dyskusja).

Pracownicy sekretariatów i dyrektorzy szkół wszystkich typów, przedszkoli, żłobków, referatów oświaty, centrów usług wspólnych, zespołów obsługi szkół.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor n. hum. z zakresu archiwistyki, EMBA, wykładowca akademicki, biegły sądowy, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie, wieloletni pracownik Oddziału Nadzoru w Archiwum Państwowym w Kielcach, prowadzi własną działalność gospodarczą z zakresu spraw kancelaryjno-archiwalnych.