Regulaminy oraz dokumentacja w systemie zamówień publicznych

• Zamówienia publiczne to szereg wymagań i obowiązków wskazanych w ustawach czy rozporządzeniach. Często praktyczne przygotowanie i przeprowadzenie takich postępowań w procedurach o wartości zamówienia poniżej lub powyżej 130 000 zł to spore wyzwanie organizacyjne. Pierwszym i najważniejszym krokiem jest dobre przygotowanie wewnętrznych rozwiązań i prawidłowe dokumentowanie procesu udzielania i realizacji zamówień. Jak to prawidłowo zrobić i praktycznie zastosować? A może należy już istniejące procedury uprościć? Na co zwrócić uwagę?
• Podczas proponowanego szkolenia krok po kroku przeanalizujemy te zagadnienia i odpowiemy na pojawiające się pytania i wątpliwości! Kompleksowo przedstawimy i omówimy procedury dokumentowania zamówień publicznych (regulaminy oraz dokumentacja) w postępowaniach:
- regulaminowych (wartość zamówienia poniżej 130 0000 zł), z uwzględnieniem procedur z funduszy europejskich,
- o wartości zamówienia równej lub powyżej 130 000 zł,
- objętych finansowaniem z funduszy europejskich (wytyczne dotyczące kwalifikowalności 2021-2027).
Przeanalizujemy zasady udostępniania dokumentów, w tym mechanizmy ograniczonej dostępności do dokumentacji z określeniem podstawy prawnej i uzasadnienia faktycznego. Wskażemy wymagania dotyczące dodatkowych czynności wynikających z ustawy pzp związanych z realizacją umowy i koniecznych do wykonania po jej zakończeniu.

• Zdobędziesz, uzupełnisz i uporządkujesz wiedzę z zakresu zamówień publicznych w zamówieniach klasycznych dotyczącą dokumentacji, pisemności postępowania oraz podpisów elektronicznych.
• Dowiesz się, jak się przygotować i przeprowadzić postępowanie pod kątem dokumentowania procedury oraz jak zadbać o poprawną realizację umowy, gdy przedmiotem zamówienia jest dostawa, robota budowlana czy usługa.
• Nauczysz się metod, doboru narzędzi obejmujących system zamówień publicznych, w tym zamówień elektronicznych.
• Poznasz procedury i tryby postępowań objętych systemem zamówień, ze schematem przykładowych dokumentów i czynności na etapie przygotowania, prowadzenia postępowania oraz realizacji umowy.
• Nauczysz się stosować prawidłowe wzorce w procedurach zamówień publicznych.
• Zapoznasz się z wymaganiami dotyczącymi sprawdzenia i weryfikacji postępowań oraz mechanizmem samokontroli prowadzonych postępowań – gdzie dokumentacja i pisemność postępowania jest elementem nadrzędnym.
• Poznasz przypadki dobrych oraz nieprawidłowych rozwiązań związanych z zamówieniami publicznymi.
• Podniesiesz kwalifikacje oraz nabędziesz wiedzę i kompetencje w zakresie praktycznych elementów przygotowania i prowadzenia postępowania oraz realizacji umowy.
• Poznasz odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania i wątpliwości związane z tematem zajęć.
• Otrzymasz obszerne materiały szkoleniowe: zestawienie aktów prawnych, prezentację w formacie pdf omawianą na szkoleniu, dodatkowe opracowania i informacje przygotowane przez prowadzącego szkolenie związane z omawianym zagadnieniem.

1. Aktualny stan prawny – zestawienie przepisów i wymagań obowiązujących w dniu prowadzenia szkolenia. Uwagi praktyczne dotyczące zamówień w aktualnym stanie prawnym.
2. Postępowania o wartości zamówienia poniżej 130 000 zł.
• Rozwiązania organizacyjne – regulaminy, zarządzenia.
• Analiza wymaganych dokumentów i czynności – definicja Zamawiającego.
• Ustawa pzp – czy jest obowiązek stosowania przepisów w postępowaniach o wartości zamówienia poniżej 130 000 zł?
• Jak dokumentować czynności – pisemność postępowania (forma, postać, …).
• Dokumentowanie postępowania o udzielenie zamówień, gdy przedmiotem zamówienia o wartości zamówienia poniżej 130 000 zł.
• Zakres jawności postępowania – tajemnica przedsiębiorstwa.
• Zasady udostępnienia dokumentacji – terminy, wymagania.
• Przechowywanie dokumentacji w systemie zamówień publicznych – podział i różnice.
• Przykładowe dokumenty – ćwiczenia.
3. Realizacja postępowań objętych funduszami europejskimi (Wytyczne dotyczące kwalifikowalności 2021-2027).
• Wymagania dotyczące dokumentowania czynności.
• Ustalenie wartości zamówienia.
• Zapytanie ofertowe, pytania i odpowiedzi, zmiany – baza konkurencyjności (BK2021).
• Dokumentowanie badania i oceny ofert, pisemność postępowania, wymagane dokumenty w zapytaniu ofertowym.
• Ogłoszenie, zaproszenie, warunki i wymagania, kryteria oceny ofert.
• Realizacja umowy, zmiany, aneksy (forma elektroniczna lub forma pisemna).
• Przykładowe dokumenty – ćwiczenia.
4. Postępowania o wartości zamówienia równej lub powyżej 130 000 zł.
• Wymagania pisemności postępowania zawarte w ustawie pzp. Zestawienie przykładowych czynności i dokumentów w trybie podstawowym. Lista sprawdzająca.
• Strona organizacyjna- regulaminy, wymagania dokumentowania czynności.
• Przygotowanie do postępowania - dokumenty.
• Prowadzenie postępowania – dokumenty.
• Realizacja umowy i udokumentowanie obowiązkowych czynności po jej zakończeniu.
• Tryb podstawowy – zestawienie wymagań / dokumentów w poszczególnych etapach przygotowania i prowadzenia postępowania.
• Jawność postępowania – wymagania dotyczące udostępnienia dokumentów w różnych przedziałach czasowych (przed wszczęciem postępowania, w trakcie postępowania, w trakcie trwania umowy, po zakończeniu realizacji umowy).
• Ograniczenia w jawności – zestawienie podstaw prawnych/uzasadnienie faktyczne.
• Przykładowe dokumenty – ćwiczenia.
5. Kilka uwag praktycznych przygotowanych przez prowadzącego szkolenie.
6. Panel dyskusyjny. Podsumowanie.

Kierownicy jednostek / podmiotów zobowiązanych stosować ustawę pzp, dyrektorzy, pracownicy merytoryczni, członkowie komisji przetargowych, kontrolerzy, przedstawiciele jednostek nadzorujące.

Jeden z najbardziej cenionych specjalistów i trenerów w zakresie zamówień publicznych w Polsce. Zamówieniami publicznymi zajmuje się od 1994 roku. Doskonale zorientowany w specyfice funkcjonowania podmiotów podlegających systemowi zamówień publicznych. Trener zamówień publicznych wpisany w roku 1994 na listę Prezesa UZP w zakresie: dostaw, usług, usług informatycznych oraz robót budowlanych. Autor licznych publikacji i artykułów. W latach 1995-2006 wpisany na listę arbitrów Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Jego wiedza praktyczna sprawdza się przy konsultacjach, przygotowaniu i prowadzeniu postępowań, weryfikacji ogłoszeń o zamówieniu i treści specyfikacji czy budowaniu rozwiązań organizacyjnych, a także w prowadzeniu szkoleń na terenie całego kraju. Posiada cenny zbiór doświadczeń i sprawdzonych rozwiązań, z których warto skorzystać. Dysponuje praktyczną wiedzą dotyczącą kontroli postępowań opartych na wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w poprzedniej i obecnej perspektywie. Praktyk w trzech płaszczyznach: zamawiający, wykonawca oraz kontrola zamówień. Każdego roku w jego szkoleniach bierze udział kilka tysięcy osób (średnio w roku ok. 110 szkoleń jedno, dwu lub trzydniowych), a częste konsultacje i doradztwo (także telefoniczne) prowadzi od 30 lat. W rankingach popularności osób prowadzących szkolenia niezmiennie zajmuje czołowe pozycje.