Wdrożenie efektywnego i prostego mechanizmu ochrony sygnalistów w sektorze samorządowym

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nakłada na podmioty publiczne, w tym samorządy, obowiązek wdrożenia systemu raportowania naruszeń oraz ochrony sygnalistów. Obecnie trwają pracę nad rządową ustawą poświęconą sygnalistom. Oznacza to, że już wkrótce przepisy te staną się częścią krajowego porządku prawnego. Nabyta na szkoleniu znajomość wymogów wynikających z Dyrektywy usprawni wdrożenie efektywnego i prostego systemu. Każdy uczestnik szkolenia otrzyma kompleksowe wytyczne w zakresie wdrożenia przystępnego mechanizmu ochrony sygnalistów dla organizacji „krok po kroku” wraz z opisem prowadzenia postępowań wyjaśniających.

• Uzyskanie wiedzy w zakresie prawidłowego wdrożenia procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń w ramach danej instytucji, ochrony sygnalistów.
• Zapoznanie się z poszczególnymi etapami wewnętrznego raportowania naruszeń.
• Otrzymanie kompleksowych materiałów obejmujących schemat wdrożenia, przykładową procedurę i mechanizm prowadzenia postępowań wyjaśniających.

 I. Informacje wprowadzające – prosty, tani i efektywny system w organizacji jest możliwy: 

1. Wyjaśnienie kluczowych pojęć: sygnalista, whistleblowing, działania odwetowe, dobra wiara, kanały zgłoszeń, incydent.
2. Korzyści wynikające z whistleblowingu.
3. Sygnalista jako część systemu compliance - wytyczne CBA w zakresie tworzenia i wdrażania efektywnych programów zgodności (compliance) w sektorze publicznym.
4. Podstawa prawna: Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz przyszła ustawa wdrażająca normy zawarte w Dyrektywie 2019/1937.
5. Postępy w polskiej ustawie o ochronie sygnalistów – ochrona sygnalistów na gruncie nowych przepisów.

II. Minimalne obwiązki wynikające z Dyrektywy 2019/1937 w kontekście sektora samorządowego:

1. Cel Dyrektywy.
2. Zakres podmiotowy – jakich podmiotów dotyczą nowe regulacje?
3. Sygnalista w sektorze publicznym – specyfika (podległość służbowa, lojalność pracownicza, obawy przed stygmatyzacją, lokalne uwarunkowania).
4. Zakres przedmiotowy – jakie naruszenia mogą być raportowane?
5. Kanały dokonywania zgłoszeń: wewnętrzne, zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne.
6. Sygnalista anonimowy – wyzwanie dla organizacji.

III . Procedura dokonywania zgłoszeń – wdrożenie „krok po kroku” – omówienie procedury i poszczególnych etapów postępowania wyjaśniającego: 

1. Wewnętrzny kanał dokonywania zgłoszeń:

1. Zalety i wady wewnętrznego raportowania (możliwość wykrycia nadużyć w zarodku, poufność, ochrona dobrego imienia organizacji, przystępność, anonimowość, biurokracja, powódź informacyjna, brak wyszkolonych kadr).
2. Podmioty zobowiązane do utworzenia kanałów dokonywania zgłoszeń.
3. Opracowanie i wdrożenie indywidualnej procedury dokonywania zgłoszeń
4. Szkolenia dla pracowników – zebranie oświadczeń o zapoznaniu się z procedurą.
5. Podmioty uprawnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych: wyznaczona osoba, wyznaczony dział lub osoba trzecia.
6. Wypracowanie modelu przesyłania i odbierania zgłoszeń.
7. Gromadzenie i analizowanie dowodów – archiwizacja dokumentów.
8. Prowadzenie postępowania wyjaśniającego – specyfika wewnętrznych postępowań wyjaśniających.
9. Analiza zgłoszenia i plan działania (materiał dowodowy, dialog z sygnalistą, kontakt z zainteresowanymi, skład zespołu wyjaśniającego).
10. Prowadzenie rozmów wyjaśniających – kluczowy etap postępowania.
11. Informacje zwrotne udzielane sygnaliście - terminy.
12. Wyciąganie konsekwencji i podejmowanie działań naprawczych.
13. Zgłoszenie organom ścigania.
14. Przygotowanie do kontroli funkcjonowania mechanizmu w organizacji.

 2 . Ochrona tożsamości sygnalisty.

 3. Prowadzenie dokumentacji i rejestrów zgłoszeń.

 4. Dokonanie zgłoszenia w drodze ujawnienia publicznego – szansa czy zagrożenie?

IV. Środki ochrony sygnalisty:

1. Zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty.
2. Środki ochrony przed działaniami odwetowymi.
3. Środki wsparcia sygnalisty.

 V. Możliwość skorzystania z outsourcingu – zlecenie obsługi sygnalistów podmiotowi trzeciemu:

1. Czym jest outsourcing – funkcjonowanie w praktyce.
2. Zalety i wady platformy IT – jakie funkcjonalności powinny posiadać dostarczane rozwiązania informatyczne.
3. Doradca prawny i platforma IT – optymalne rozwiązanie dla większej organizacji.

VI. Ćwiczenie praktyczne:

1. Przedstawienie fikcyjnego stanu faktycznego.
2. Omówienie prawidłowego przebiegu dokonania zgłoszenia kanałem wewnętrznym.
3. Podsumowanie postępowania wyjaśniającego i czynności naprawczych.

Szkolenie jest zaadresowane do urzędników, pracowników jednostek samorządu terytorialnego, ich organów, spółek komunalnych, wszystkich osób odpowiedzialnych za wdrażanie i otrzymanie procedur organizacyjno - prawnych w jednostce.

Radca prawny, doktor nauk prawnych i adiunkt w Instytucie Prawa Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, praktyk od 10 lat zajmujący się kompleksową obsługą prawną podmiotów gospodarczych, wdrażaniem procedur sygnalizowania nieprawidłowości, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz procedur antykorupcyjnych, absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego, autorka wielu publikacji z zakresu prawa gospodarczego, cywilnego oraz compliance zarówno w języku polskim, jak i angielskim. Ukończyła z wyróżnieniem kurs organizowany przez GIIF w zakresie zasad przeciwdziałania praniu pieniędzy i terroryzmowi. Dysponuje ogromnym doświadczeniem praktycznym popartym rzetelną wiedzą naukową oraz umiejętnościami dydaktycznymi. Od początku kariery zawodowej współpracuje z największymi małopolskimi kancelariami prawnymi.