Procedowanie skarg, wniosków i petycji w działalności organów samorządowych z uwzględnieniem analizy wyników kontroli prawidłowości przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków przez Urzędy Wojewódzkie

Problematyka petycji, skarg i wniosków wzbudza duże zainteresowanie związane z wieloma niejasnościami przepisów w tym zakresie oraz zwiększającą się liczbą składanych do urzędu tego typu pism. Dodatkowo powołanie w komisji skarg, wniosków i petycji w organach stanowiących wpłynęło na modyfikację sposobu procedowania w tego typu sprawach. Przedmiotem proponowanego szkolenia jest przedstawienie zasad rozpatrywania skarg, wniosków i petycji oraz obowiązków organów samorządowych w tym zakresie ze szczególnym uwzględnieniem ich rozpatrywania. Spotkanie umożliwi podjęcie dyskusji nad rozwiązaniem pojawiających się w praktyce problemów i uniknięcie nieprawidłowości.

• Poznanie zasad rozpatrywania skarg, wniosków i petycji oraz obowiązków organów samorządowych w tym zakresie.
• Zdobycie, uzupełnienie i uporządkowanie wiedzy do zgodnego z prawem procedowania w zakresie skarg i wniosków i petycji zgłaszanych przez mieszkańców oraz unikania nieprawidłowości proceduralnych i merytorycznych przy ich załatwianiu.
• Poznanie analizy wybranych wystąpień pokontrolnych i najczęściej wskazywanych przez organy kontroli błędów popełnianych w procedurze przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.
• Uzyskanie konkretnych odpowiedzi między innymi na poniższe pytania
- Jak odróżnić skargę od wniosku i petycji w świetle przepisów KPA i ustawy o petycjach? Jakie kryteria muszą być spełnione, by prawidłowo zakwalifikować pismo?
- Czy każda skarga mieszkańca wymaga rozpatrzenia przez komisję skarg, wniosków i petycji? Kiedy pismo przekazuje się do rady, a kiedy nie?
- Jak dokumentować przebieg postępowania skargowego, by nie narazić się na zarzut bezczynności? Jakie formy odpowiedzi są dopuszczalne?
- Jakie błędy proceduralne w rozpatrywaniu skarg i wniosków najczęściej wskazują urzędy wojewódzkie? Jak ich unikać, by nie narazić się na zarzut bezczynności lub nadużycia?
- Czy brak odpowiedzi w ustawowym terminie na petycję może być podstawą skargi na bezczynność? Jak liczyć terminy i dokumentować działania urzędu?
- Czy można odmówić przyjęcia wniosku, jeśli dotyczy sprawy już wcześniej rozpatrzonej? Kiedy pismo uznać za nadużycie prawa?
- Jak prawidłowo prowadzić dokumentację w sprawach skarg, wniosków i petycji, by była zgodna z przepisami i możliwa do obrony podczas kontroli? Jakie elementy muszą znaleźć się w protokołach, odpowiedziach i uchwałach?
- Na czym polega różnica między petycją indywidualną a zbiorową? Czy mają one odmienne skutki prawne?
- Jakie obowiązki informacyjne ma urząd wobec osoby składającej skargę lub wniosek? Czy należy informować o sposobie rozpatrzenia?

1. Skargi i wnioski w działalności rady:
• Podstawy prawne instytucji skarg i wniosków.
• Pojęcie skargi i wniosku.
• Podmioty uprawnione do składania skarg i wniosków.
• Tryb i forma składania skarg.
• Problem skargi „elektronicznej”.
• Skarga a interpelacja i zapytanie oraz krytyka prasowa.
• Właściwość rady gminy (powiatu) do załatwienia skarg i wniosków.
• Właściwość organu wykonawczego i kierowników jednostek organizacyjnych do załatwienia skarg i wniosków.
• Postępowanie w przypadku stwierdzenia niewłaściwości do rozpoznania skargi i wniosku.
• Procedura postępowania ze skargami wpływającymi do rady.
• Procedura postępowania ze skargami wpływającymi do organu wykonawczego i kierowników jednostek organizacyjnych
• Skargi a ochrona danych osobowych.
• Terminy na rozpoznanie skarg i wniosków.
• Stwierdzenie zasadności lub niezasadności złożonej skargi.
• Informowanie skarżącego o sposobie załatwienia sprawy.
• Co zrobić z kolejną skargą w tej samej sprawie?
• Skutki stwierdzenia zasadności złożonej skargi.
• Postępowanie z wnioskami wpływającymi do rady oraz organu wykonawczego i kierowników jednostek organizacyjnych
• Dokumentowanie skarg i wniosków wpływających do rady gminy (powiatu).
2. Komisja skarg, wniosków i petycji – jak sprawnie procedować:
• Komisja skarg, wniosków i petycji jako podmiot w strukturze rady gminy (powiatu).
• Zakres działania komisji skarg, wniosków i petycji.
• Statutowa regulacja komisji.
• Plan pracy komisji.
• Procedura rozpatrywania skarg wniosków i petycji przez komisję.
• Dokumentowanie pracy komisji.
• Pytania i odpowiedzi.
3. Kontrola prawidłowości przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków przez Urzędy Wojewódzkie:
• Uprawnienia kontrolne Urzędu Wojewódzkiego w zakresie przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.
• Częstotliwość kontroli.
• Zakres i kryteria kontroli.
• Analiza wybranych wystąpień pokontrolnych i najczęściej wskazywanych błędów.
• Informowanie Urzędu Wojewódzkiego o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
4. Petycje w działalności rady:
• Rozróżnienie pojęcia petycji, skargi i wniosku oraz ustalenie właściwego trybu postępowania.
• Obowiązki organów samorządowych w związku z ustawą o petycjach.
• Podmioty uprawnione do składania petycji.
• Tryb i forma składania petycji, problem petycji „elektronicznej”.
• Petycja wielokrotna i zbiorowa.
• Właściwość rady gminy (powiatu) do załatwienia petycji.
• Właściwość organu wykonawczego i kierowników jednostek organizacyjnych do załatwienia petycji.
• Tryb procedowania w sprawach petycji.

Sekretarze gmin i powiatów, kierownicy jednostek organizacyjnych, pracownicy zajmujący się przyjmowaniem oraz rozpatrywaniem petycji, skarg i wniosków w tym: pracownicy biur rady, wydziałów spraw obywatelskich, wydziałów organizacyjnych, inne osoby zainteresowane tematem. Przewodniczący rad, przewodniczący i członkowie komisji skarg, wniosków i petycji.

Doktor nauk prawnych, adiunkt w Katedrze Prawa Administracyjnego i Nauki Administracji na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego, specjalizuje się w zakresie: prawa samorządu terytorialnego, prawa pracy w samorządzie terytorialnym, etyki pracownika samorządowego, dostępu do informacji publicznej, podmiotów leczniczych i ochrony zdrowia, gospodarki komunalnej oraz innych zagadnień dotyczących samorządu terytorialnego i prawa administracyjnego. Autor wielu publikacji z zakresu prawa administracyjnego i samorządu terytorialnego, w tym współautor Encyklopedii Samorządu Terytorialnego, komentarzy do ustawy o samorządzie gminnym (2014, 2023)., Wieloletni ekspert i wykładowca Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej, Prezes Zarządu Stowarzyszenia Edukacji Administracji Publicznej.