Zamówienia publiczne na wyżywienie w szkołach i placówkach oświatowych w 2025 r. Przygotowanie i prowadzenie postępowania. Praktyczne przykłady, zmiany

Zamówienia publiczne w placówkach oświatowych związane z wyżywieniem dzieci obwarowane są szeregiem wymagań i obowiązków wskazanych w ustawach oraz rozporządzeniach. Często praktyczne przygotowanie i przeprowadzenie takich postępowań w procedurach do i powyżej 130 000 zł to wyzwanie organizacyjne. Podczas proponowanego szkolenia omówimy procedury zamówień publicznych na wyżywienie realizowane poprzez usługę cateringu lub zakup artykułów spożywczych, żywności do stołówki. Podpowiemy jak prawidłowo przygotować postępowanie i na co zwrócić uwagę. Prowadzący przedstawi istotne kwestie związane z przygotowaniem postępowania, zasadami opisu przedmiotu zamówienia, kryteriami oceny ofert, projektem umowy oraz wskaźnikami waloryzacji.

• Poznanie procedur związanych z udzielaniem zamówień publicznych w placówkach oświatowych - postępowań o wartości poniżej 130 000 zł oraz tych objętych trybami zamówień publicznych (wartość zamówienia równa lub powyżej 130 000 zł). Zapoznanie z procedurami w przypadku różnych sposobów realizacji wymagań dotyczących wyżywienia uczniów: zamówienia na usługę cateringu oraz na dostawę artykułów żywnościowych i produktów potrzebnych do przygotowania posiłku.
• Przeanalizowanie, krok po kroku, postępowania w przypadku, gdy szkoła samodzielnie przygotuje takie zamówienie lub gdy zamówienie zostanie przygotowane „zbiorowo” przez organ prowadzący, z dopuszczeniem do składania ofert częściowych.
• Zapoznanie z zasadami i metodami przygotowania i przeprowadzania postępowań - opisów przedmiotu zamówienia, pozwalających w procedurach zamówień publicznych ustalić kryteria oceny ofert, projektu umowy, zaproszenia do składania ofert w procedurze poniżej progu 130 000 zł.
• Zdobycie informacji na temat wymagań i obowiązków w zakresie procedur, których przedmiotem jest wyżywienie o wartości zamówienia równej lub powyżej 130 000 zł w trybie podstawowym opartym na art. 275 pkt 1.
• Otrzymanie odpowiedzi na szereg pytań, które rodzą się w związku ze zmianami w przepisach pzp.
• Zdobycie informacji, w jaki sposób przygotować i przeprowadzić takie postępowania i na jakie regulacje prawne zwrócić uwagę, wraz z przedstawieniem najczęściej popełnianych błędów i nieprawidłowości. Zaprezentowanie zasad przygotowania umowy, która zapewniłaby możliwość zmiany cen składników mających wpływ na realizację zamówień w perspektywie kilkunastu miesięcy.

1. Aktualny stan prawny – zestawienie przepisów i wymagań obowiązujących w dniu prowadzenia szkolenia. Uwagi praktyczne dotyczące zamówień w aktualnym stanie prawnym, zmiany w 2025 r.
2. Podział sposobu postępowania w zależności od przedmiotu zamówienia i wartości zamówienia.
• Obliczenie wartości zamówienia zgodnie z ustawą pzp - sumowanie zamówień w przypadku dostawy art. spożywczych oraz usługi cateringu?
• Regulacje wewnętrzne – procedury nie objęte przepisami ustawy pzp („regulaminowe”).
• Ustawa pzp – tryby i możliwość ich zastosowania w przypadku wyżywienia.
• Zamówienie dla szkoły albo postępowanie realizowane przez organ prowadzący dla kilkunastu szkół.
• Realizacja obowiązku przez kuchnię albo posiłki organizowane z zewnątrz.
3. Przygotowanie i prowadzenie postępowania nie objętego trybami ustawy pzp (poniżej 130 000 zł).
• Regulacja wewnętrzna – na co zwrócić uwagę?
• Opis przedmiotu zamówienia (gorący posiłek, dostawa, usługa).
• Istotne elementy umowy, w szczególności wskaźniki waloryzacji, przy sukcesywnym wzroście cen. Jakie wskaźniki waloryzacji w przypadku art. spożywczych i usługi cateringu?
• Ogłoszenie, zaproszenie, warunki i wymagania, kryteria oceny ofert.
• Elektronizacja w prowadzonym postępowaniu - jak można usprawnić postępowanie?
• Dokumentowanie postępowania. Obowiązek przygotowania sprawozdania z udzielonych zamówień.
4. Zamówienia publiczne o wartości równej lub przekraczającej 130 000 zł.
• Obliczenie wartości zamówienia – dodatkowa weryfikacja i możliwe zwolnienia.
• Wybór trybu postępowania – najczęściej wybierany tryb postępowania na podstawie art. 275 pkt 1 (tryb podstawowy bez negocjacji).
• Przygotowanie SWZ, załączników i ogłoszenia o zamówienia w BZP. Na co zwrócić uwagę?
- Opis przedmiotu zamówienia. Dopuszczenie podziału zamówienia na części.
- Jak poprawnie opisać przedmiot zamówienia aby kryterium oceny ofert- cena przekraczała 60%? Opis wymagań jakościowych przedmiotu zamówienia z gwarancją ceny 100 %.
- Warunki udziału, kryteria oceny ofert- jakie w przypadku art. spożywczych („wsad do kotła”), a jakie w przypadku usługi cateringu?
- Umowa, wskaźniki waloryzacyjne zapewniające konkurencyjność w postępowaniu. Przykłady na TAK i na NIE.
- Wymagane dokumenty i oświadczenia w ofercie.
- Harmonogram czasowy przeprowadzenia postępowania.
• Wszczęcie postępowania – pytania i odpowiedzi.
• Termin składania i otwarcia ofert – czynności.
• Badanie i ocena ofert – czynności / kolejność / obowiązki i możliwości.
• Wybór lub unieważnienie.
• Zawarcie umowy.
• Dokumentowanie postępowania.
• Realizacja umowy – zmiany, aneksy.
• Raport z realizacji umowy.
• Obowiązki w trakcie realizacji umowy – punkty kluczowe.
• Sytuacje niedopuszczalne w realizacji umów w zamówieniach publicznych.
• Odbiór przedmiotu zamówienia.
• Ogłoszenie o wykonaniu umowy w Biuletynie Zamówień Publicznych.
5. Kilka uwag praktycznych przygotowanych przez prowadzącego szkolenie.
6. Podsumowanie. Panel dyskusyjny.

Przedstawiciele organów prowadzących, dyrektorzy i kierownicy wydziałów oświaty/edukacji, CUW-ów, dyrektorzy szkół, intendenci, pracownicy przygotowujący opis przedmiotu zamówienia oraz zajmujący się przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania na wyżywienie uczniów/dzieci, członkowie komisji przetargowych, kontrolerzy i audytorzy wewnętrzni, jednostki nadzorujące.

Jeden z najbardziej cenionych specjalistów i trenerów w zakresie zamówień publicznych w Polsce. Zamówieniami publicznymi zajmuje się od 1994 roku. Doskonale zorientowany w specyfice funkcjonowania podmiotów podlegających systemowi zamówień publicznych. Trener zamówień publicznych wpisany w roku 1994 na listę Prezesa UZP w zakresie: dostaw, usług, usług informatycznych oraz robót budowlanych. Autor licznych publikacji i artykułów. W latach 1995-2006 wpisany na listę arbitrów Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Jego wiedza praktyczna sprawdza się przy konsultacjach, przygotowaniu i prowadzeniu postępowań, weryfikacji ogłoszeń o zamówieniu i treści specyfikacji czy budowaniu rozwiązań organizacyjnych, a także w prowadzeniu szkoleń na terenie całego kraju. Posiada cenny zbiór doświadczeń i sprawdzonych rozwiązań, z których warto skorzystać. Dysponuje praktyczną wiedzą dotyczącą kontroli postępowań opartych na wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w poprzedniej i obecnej perspektywie. Praktyk w trzech płaszczyznach: zamawiający, wykonawca oraz kontrola zamówień. Każdego roku w jego szkoleniach bierze udział kilka tysięcy osób (średnio w roku prowadzi ok. 110 szkoleń jedno, dwu lub trzydniowych), a częste konsultacje i doradztwo (także telefoniczne) prowadzi od 30 lat. W rankingach popularności osób prowadzących szkolenia niezmiennie zajmuje czołowe pozycje.