Praktyczne aspekty rozpatrywania skarg, wniosków i petycji w działalności komisji i rady gminy (powiatu)

Problematyka petycji, skarg i wniosków wzbudza duże zainteresowanie związane z wieloma niejasnościami przepisów w tym zakresie oraz zwiększającą się liczbą składanych do urzędu tego typu pism. Dodatkowo powołanie w komisji skarg, wniosków i petycji w organach stanowiących wpłynęło na modyfikację sposobu procedowania w tego typu sprawach.

Podczas proponowanego szkolenia krok po kroku przeanalizujemy zagadnienia prawne i podejmiemy dyskusję nad rozwiązaniem pojawiających się w praktyce problemów w procedowaniu nad składanymi skargami, wnioskami i petycjami.

1. Poznanie zasad rozpatrywania skarg, wniosków i petycji oraz obowiązków organów samorządowych w tym zakresie.
2. Zdobyciem uzupełnienie i uporządkowanie wiedzy i umiejętności urzędników oraz członków komisji skarg, wniosków i petycji niezbędnych do zgodnego z prawem procedowania w zakresie skarg i wniosków i petycji zgłaszanych przez mieszkańców oraz unikania nieprawidłowości proceduralnych i merytorycznych przy ich załatwianiu.
3. Poznanie najczęściej występujących błędów i praktycznych wskazówek jak w przyszłości procedować sprawy z  zakresu rozpatrywania skarg, wniosków i petycji by w przyszłości uniknąć nieprawidłowości.
4. Poznanie analizy wybranych skarg i wniosków oraz petycji, którą zaprezentujemy podczas zajęć.
5. Poznanie odpowiedzi na pojawiające się pytania i wątpliwości, w tym między innymi:

• Jak komisja powinna postąpić, gdy skarga wpłynie drogą mailową bez podpisu elektronicznego? Czy to skuteczne wniesienie skargi?
• Jak rozstrzygnąć, czy sprawa zgłoszona w skardze dotyczy działalności wójta, kierownika jednostki organizacyjnej czy innego podmiotu – i kto jest właściwy do jej rozpatrzenia?
• Czy można uznać kolejną skargę na tę samą sprawę za bezzasadną z góry – czy należy każdorazowo przeprowadzić procedurę wyjaśniającą?
• Kiedy komisja może sama zażądać dokumentów lub wyjaśnień od jednostek organizacyjnych, a kiedy powinna zwrócić się o to przez przewodniczącego rady?
• W jaki sposób dokumentować pracę komisji, by spełnić wymogi jawności i archiwizacji, a jednocześnie nie naruszyć przepisów RODO?
• Czy plan pracy komisji skarg, wniosków i petycji powinien obejmować także działania poza formalnym rozpatrywaniem wpływających spraw (np. analizę statystyk, wnioski systemowe)?
• Jak komisja powinna ocenić „petycję zbiorową” podpisaną wyłącznie imieniem i nazwiskiem jednej osoby? Czy taka petycja spełnia wymogi ustawy?
• Jak odróżnić skargę od interpelacji lub zapytania radnego – i co zrobić, jeśli pismo zostało błędnie zakwalifikowane?
• Jakie działania powinna podjąć rada lub komisja po uznaniu skargi za zasadną – i kto odpowiada za realizację tych działań?
• Czy można wprowadzić w statucie szczegółowy tryb działania komisji skarg, wniosków i petycji – czy należy to uregulować osobną uchwałą?

1. Komisja skarg, wniosków i petycji – jak sprawnie procedować:
   • Komisja skarg, wniosków i petycji jako nowy podmiot w strukturze rady gminy (powiatu).
   • Skład komisji skarg, wniosków i petycji.
   • Zakres działania komisji skarg, wniosków i petycji.
   • Statutowa regulacja komisji.
   • Plan pracy komisji.
2. Skargi i wnioski w działalności rady:
   • Podstawy prawne instytucji skarg i wniosków.
   • Pojęcie skargi i wniosku.
   • Podmioty uprawnione do składania skarg i wniosków.
   • Tryb i forma składania skarg.
   • Problem skargi „elektronicznej”.
   • Skarga a interpelacja i zapytanie oraz krytyka prasowa.
   • Właściwość rady gminy (powiatu) do załatwienia skarg i wniosków.
   • Właściwość organu wykonawczego i kierowników jednostek organizacyjnych do załatwienia skarg i wniosków.
   • Postępowanie w przypadku stwierdzenia niewłaściwości do rozpoznania skargi i wniosku.
   • Procedura postępowania ze skargami wpływającymi do rady.
   • Problemy w rozpatrywaniu skarg, wniosków i petycji w komisji rady:
     • procedura rozpatrywania skarg, wniosków i petycji przez komisję.
     • kompetencje przewodniczącego a kompetencje rady przy rozpatrywaniu skarg, wniosków i petycji,
     • udział skarżącego w postępowaniu skargowym,
     • dokumentowanie pracy komisji.
   • Skargi a ochrona danych osobowych.
   • Terminy na rozpoznanie skarg i wniosków.
   • Stwierdzenie zasadności lub niezasadności złożonej skargi.
   • Informowanie skarżącego o sposobie załatwienia sprawy.
   • Co zrobić z kolejną skargą w tej samej sprawie?
   • Skutki stwierdzenia zasadności złożonej skargi.
   • Postępowanie z wnioskami wpływającymi do rady oraz organu wykonawczego i kierowników jednostek organizacyjnych
   • Dokumentowanie skarg i wniosków wpływających do rady gminy (powiatu).
3. Petycje w działalności rady
   • Rozróżnienie pojęci petycji, skargi i wniosku oraz ustalenie właściwego trybu postępowania.
   • Obowiązki organów samorządowych w związku z ustawą o petycjach.
   • Podmioty uprawnione do składania petycji.
   • Tryb i forma składania petycji, problem petycji „elektronicznej”.
   • Petycja wielokrotna i zbiorowa.
   • Właściwość rady gminy (powiatu) do załatwienia petycji.
   • Właściwość organu wykonawczego i kierowników jednostek organizacyjnych do załatwienia petycji.
   • Tryb procedowania w sprawach petycji.

Przewodniczący rad, przewodniczący i członkowie komisji skarg, wniosków i petycji, sekretarze gmin i powiatów, kierownicy jednostek organizacyjnych, pracownicy zajmujący się przyjmowaniem oraz rozpatrywaniem petycji, skarg i wniosków w tym: pracownicy biur rady, wydziałów spraw obywatelskich, wydziałów organizacyjnych, inne osoby zainteresowane tematem.

Doktor nauk prawnych, adiunkt w Katedrze Prawa Administracyjnego i Nauki Administracji na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego, specjalizuje się w zakresie: prawa samorządu terytorialnego, prawa pracy w samorządzie terytorialnym, etyki pracownika samorządowego, dostępu do informacji publicznej, podmiotów leczniczych i ochrony zdrowia, gospodarki komunalnej oraz innych zagadnień dotyczących samorządu terytorialnego i prawa administracyjnego. Autor wielu publikacji z zakresu prawa administracyjnego i samorządu terytorialnego, w tym współautor Encyklopedii Samorządu Terytorialnego, komentarzy do ustawy o samorządzie gminnym (2014, 2023)., Wieloletni ekspert i wykładowca Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej, Prezes Zarządu Stowarzyszenia Edukacji Administracji Publicznej.