Czas pracy w instytucjach kultury bez tajemnic – czyli jak w praktyce planować i rozliczać czas pracy po zmianach przepisów w 2023 r.

Problematyka czasu pracy to jedno z najbardziej zawiłych zagadnień z obszaru prawa pracy. Dotyczy to w szczególności instytucji kultury, w których praca często jest świadczona w weekendy oraz w równoważnym systemie czasu pracy i to niezależnie od tego, czy jest to samorządowa czy państwowa jednostka. Pomimo, że obowiązujące w tym zakresie przepisy stosowane są od wielu lat, to nadal budzą liczne wątpliwości w praktyce. Wątpliwości dotyczą również zmian, które weszły w życie w kwietniu br. w zakresie przerw w pracy, możliwości wnioskowania przez pracowników o elastyczny czas pracy, ograniczeń związanych z poleceniem pracownikom pracy w godzinach nadliczbowych. Szkolenie ma na celu zapoznanie jego uczestników ze zmianami oraz sposobem właściwego ich wdrożenia w praktyce, a także z innymi zagadnieniami, w szczególności dotyczącymi rozliczania nadgodzin, sposobu ewidencjonowania czasu pracy, rekompensowania pracy świadczonej poza rozkładem czasu pracy, prowadzenia dokumentacji związanej z czasem pracy. Istotną korzyścią z udziału w szkoleniu jest również poznanie zagadnień, które najczęściej są przedmiotem kontroli Państwowej Inspekcji Pracy oraz uzyskanie wiedzy w zakresie prezentowanych przez ten urząd stanowisk.

Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z zagadnieniami związanymi z planowaniem i rozliczaniem czasu pracy pracowników instytucji kultury, ze szczególnym uwzględnieniem tegorocznych zmian w prawie pracy:

• opracowywania rozkładów (harmonogramów) czasu pracy,
• stosowania instrumentów uelastyczniania czasu pracy pracowników uprawnionych,
• problematyki czasu pracy przy pracy zdalnej, w tym okazjonalnej,
• udzielania nowych przerw pracownikom,
• rozliczania pracy świadczonej poza rozkładem czasu pracy – w tym niedziele i święta,
• zmian w uprawnieniach z tyt. rodzicielstwa związanych z czasem pracy.

1. Regulacje prawne dotyczące czasu pracy obowiązujące w instytucjach kultury.
2. Zmiana w uprawnieniach pracowników z tyt. rodzicielstwa związana z czasem pracy – wzór.
3. Stosowanie elastycznego czasu pracy w stosunku do pracowników szczególnie uprawnionych od kwietnia 2023 r. – wzór.
4. Nowe przerwy w pracy przewidziane w Kodeksie pracy oraz zasady ich udzielania.
5. Prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy, ze szczególnym uwzględnieniem pracy zdalnej, zwolnienia z powodu działania siły wyższej oraz urlopu opiekuńczego po zmianach w 2023 r.
6. Czas pracy w informacji o warunkach zatrudnienia po zmianach:
• pojęcia dobowego oraz tygodniowego wymiaru czasu pracy; 
• informacja o dobowych oraz tygodniowych odpoczynkach;
• zmiana informacji o warunkach zatrudnienia;
• postać elektroniczna informacji o warunkach zatrudnienia;
7. Rozliczanie nadgodzin w 2023 r. – polecenie pracy w godzinach nadliczbowych, ewidencjonowanie, ograniczenia podmiotowe i czasowe, zasady rekompensowania, prawidłowa treść wniosku pracownika dot. rekompensowania nadgodzin czasem wolnym (wzór).
8. Wliczanie szkoleń do czasu pracy na nowych zasadach.
9. Dobowy i tygodniowy odpoczynek – jak prawidłowo liczyć dobę oraz tydzień na potrzeby odpoczynków – przykłady.
10. Systemy czasu pracy stosowane w instytucjach kultury – celowość różnicowania w zakładzie pracy systemów i rozkładów czasu pracy.
11. Praca w niepełnym wymiarze czasu pracy – rekompensowanie pracy ponadwymiarowej.
12. Właściwe zapisy w umowie o pracę „niepełnoetatowca” dotyczące liczby godzin, z przekroczeniem których pracownik nabywa prawo do dodatku z uwzględnieniem pracowników samorządowych.
13. Rozkład czasu pracy – zasady tworzenia i modyfikacji harmonogramów czasu pracy, termin przekazania grafików, harmonogramy pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, okres przechowywania.
14. Systemy czasu pracy stosowane w instytucjach kultury – celowość ich różnicowania.
15. Czas pracy pracownika świadczącego pracę zdalną.
16. Prawidłowe rekompensowanie pracownikowi pracy w dniu wolnym, wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (tzw. wolna sobota), ze szczególnym uwzględnieniem pracy powyżej normy.
17. Problematyka naruszenia doby pracowniczej przy wydłużonej pracy w niektórych dniach tygodnia – propozycje rozwiązań.
18. Praca w niedzielę i święto  -  dopuszczalność, zasady rekompensowania z uwzględnieniem różnej ilości godzin świadczenia pracy w te dni.
19. Rekompensowanie pracy poza normalnymi godzinami pracy kadry zarządzającej oraz kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych.
20. Zasady zaliczania do czasu pracy podróży służbowych.
21. Odpracowywanie wyjść prywatnych w praktyce – termin, niezbędna dokumentacja.
22. Stwierdzane przez inspektora pracy uchybienia a możliwość nałożenia grzywny na osoby odpowiedzialne za przestrzeganie przepisów o czasie pracy.
23. Zakres kontroli PIP w obszarze czasu pracy w instytucjach kultury – omówienie najczęściej stwierdzanych błędów z zakresu omawianej tematyki.
24. Wykroczenia przeciwko prawom pracownika z zakresu przepisów o czasie pracy – działania wypełniające znamiona wykroczenia i skutkujące wszczęciem postępowania wykroczeniowego, osoby odpowiedzialne.
 

Osoby, które na co dzień zajmują się planowaniem, rozliczaniem i ewidencjonowaniem czasu pracy w instytucjach kultury, w szczególności pracownicy działów kadr, personalnych, kadra kierownicza nadzorująca pracowników merytorycznych, pracownicy działów prawno-organizacyjnych.

Radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Krakowie, absolwent kierunków: prawo i administracja Uniwersytetu Jagiellońskiego, trener z ponad 10-letnim doświadczeniem m.in. w obszarze prawa pracy oraz przetwarzania danych osobowych, prelegent na licznych konferencjach naukowych, autor publikacji z zakresu prawa pracy, praktyk zajmujący się na co dzień problematyką prawa pracy, pracownik administracji publicznej, wykładowca na studiach podyplomowych z zakresu prawa pracy na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie.