Kurs: Sprawnie funkcjonujący sekretariat w działalności administracyjnej

Zobacz szkolenia z kategorii:
KPA, prawo administracyjne, organizacja urzędu, archiwa

Kurs odbywać się będzie 1, 2 i 3 dnia w godzinach 09:00-13:00 oraz 4 dnia w godzinach 09:00-14:30

Sprawnie zarządzany i prowadzony sekretariat to klucz do sukcesu nie tylko w przedsiębiorstwach prywatnych ale także w administracji. To najważniejsze miejsce każdej instytucji. Dlatego od osób w nim pracujących oczekuje się wielu umiejętności, które pozwolą na sprawne zarządzenie a także prawidłową obsługę Klienta często trudnego oraz innych osób zatrudnionych w danej jednostce.

Zapraszamy Państwa do udziału w 4 dniowym Webinarium, którego celem wyposażenie uczestników w wiedzę i praktyczne umiejętności, które pozwolą na obsługę i prowadzenie sekretariatu na najwyższym poziomie.

Ważnym punktem szkolenia jest omówienie zasad współpracy i zasady przekazywania informacji na poziomie szef – pracownik, a także radzenie sobie z presją czasu oraz stresem. Pierwszego oraz drugiego dnia Uczestnicy zdobędą również podstawową wiedzę z zakresu e-doręczeń.

Każdego dnia będą mieć Państwo możliwość skonsultowania problematycznych i trudnych dla Państwa zagadnień.

Kurs został przygotowany we współpracy i będzie prowadzony przez doświadczonych profesjonalistów, którzy przekazują wiedzę w sposób zrozumiały i dostępny, a także zapewniają możliwość konsultacji po zakończeniu szkolenia. Nasi eksperci mają wieloletnie doświadczenie we współpracy z FRDL, a ich szkolenia cieszą się ogromnym uznaniem wśród uczestników, otrzymując najwyższe oceny.

rozwiń

Cele i korzyści

Celem 4-dniowego kursu jest:
• Zapoznanie, utrwalenie i prezentacja praktycznych zastosowań, obowiązujących przepisów prawnych oraz najnowszych orzeczeń, które są istotne w codziennej pracy sekretariatu.
• Omówienie kluczowych zapisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz przepisów dotyczących doręczeń, ze szczególnym uwzględnieniem najnowszej ustawy o e-doręczeniach.
• Przedstawienie zasad przyjmowania, rejestracji i archiwizacji wniosków, skarg, petycji oraz wniosków o udostępnienie informacji publicznej, a także innych istotnych aspektów związanych z zarządzaniem dokumentacją.
• W kontekście praktycznym poruszenie tematów związanych z ochroną danych osobowych, w tym omówienie naruszeń w tym obszarze, najczęstszych błędów oraz incydentów, a także samego przetwarzania danych osobowych.
• Nabycie umiejętności z zakresu organizacji pracy biurowej, w tym procedur zarządzania dokumentacją w sekretariacie.
• Przedstawienie technik tworzenia klarownych, czytelnych oraz gramatycznie poprawnych dokumentów, nie tylko urzędowych, ale także korespondencji mailowej i innych materiałów tworzonych w sekretariacie.
• Utrwalenie wiedzy dotyczącej zasad ortografii i interpunkcji w języku urzędowym, poznanie zasad redagowania dokumentów elektronicznych oraz savoir-vivre obowiązującego w korespondencji urzędowej, a także przekazywanie informacji w sposób dostępny dla osób o szczególnych potrzebach.
• Uczestnicy:
- poznają techniki planowania i skutecznej organizacji pracy biura;
- zdobędą umiejętności świadomego kreowania wizerunku sekretariatu, a także usprawniania pracy w biurze;
- zostaną zapoznani z zasadami etykiety służbowej;
- poznają metody radzenia sobie w trudnych sytuacjach z klientem, przełożonym bądź innymi pracownikami.

rozwiń

Program

I Dzień 6 listopada 2023 r.
ORGANIZACJA I PRAKTYKA PRACY SEKRETARIATU W KONTEKŚCIE OBOWIĄZUJĄCYCH PRZEPISÓW PRAWNYCH.
1. Zastosowanie kodeksu postępowania administracyjnego w pracy sekretariatu oraz biura obsługi mieszkańca/klienta urzędu.
2. Skargi i wnioski – procedowanie.
3. Petycje – procedowanie.
4. Udostępnianie informacji publicznej- procedowanie.
5. Wnioski radnych z art. 24.ust.2 ustawy o samorządzie gminnym.
6. Pełnomocnictwa i upoważnienia.
7. Prowadzenie różnego rodzaju rejestrów.
8. Doręczenia elektroniczne - nowe przepisy a Elektroniczny obieg dokumentacji.
9. Ochrona danych osobowych w pracy sekretariatu.
10. Przyjmowanie oświadczeń majątkowych a poufność.
11. E – doręczenia, rola sekretariatów i punktów kancelaryjnych – nowy obowiązek.

II Dzień 9 listopada 2023 r.
INSTRUKCJA KANCELARYJNA I JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT. PROCEDURY ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ.
1. Zarządzanie dokumentacją w jednostce organizacyjnej. Regulacje prawne.
2. Co to jest korespondencja biurowa?
3. Dokument papierowy a elektroniczny. Rodzaje dokumentacji współczesnej.
4. Procedury kancelaryjne. Systemy kancelaryjne.
5. Czynności sekretariatu przy wpływach i wysyłce korespondencji.
6. Podstawowe pojęcia związane z pracą biurową (akta sprawy, dekretacja, akceptacja, dokument elektroniczny, sprawa, metadane, komórka organizacyjna, pieczęć wpływu i wysyłki, rejestr, skład chronologiczny, odwzorowanie cyfrowe, itp.).
7. Obieg dokumentacji i czynności kancelaryjne (przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek; akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism).
8. Szczególne obowiązki sekretariatu (postępowanie z aktami mylnie skierowanym, przesyłkami uszkodzonymi lub niewiadomego pochodzenia).
9. Dbałość o ochronę tajemnicy korespondencji i dane osobowe pracowników firmy.
10. Załatwianie spraw (forma: ustne, pisemne i zasady obowiązujące).
11. Ewidencja akt czynnych - kontrolki, rejestry, spisy spraw, dzienniki korespondencyjne, metryczki spraw, spisy zdawczo-odbiorcze, wzory pieczęci, książki kontroli.
12. Jednolite rzeczowe wykazy akt - budowa, korzystanie i znaczenie.
13. Jak ustalić okresy przechowywania dokumentacji.
14. Praktyczne ćwiczenia z klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji.
15. Bazy danych i elektroniczne systemy obiegu dokumentacji w podmiocie.
16. Poczta elektroniczna – zasady tworzenia i rejestracji.
17. Odpowiedzialność sekretariatu i komórek organizacyjnych za dokumentację powstającą w podmiocie - różnice i podobieństwa.
18. Przechowywanie dokumentacji i udostępnianie jej na potrzeby służbowe i kontrolne.
19. Zasady archiwizacji dokumentacji zakończonej.
20. Opisywanie teczek, paginacja, ewidencja dokumentacji.
21. Zadania archiwów zakładowych i składnic akt – zadania i personel.
22. Procedura niszczenia dokumentacji niepotrzebnej firmie.
23. Problematyka E-dokumentu oraz stosowanie systemów teleinformatycznych klasy EZD do prowadzenia dokumentacji.

III Dzień 13 listopada 2023 r.
PROSTY JĘZYK – JAK TWORZYĆ PRZYJAZNE W ODBIORZE I POPRAWNE POD WZGLĘDEM JĘZYKOWYM PISMA URZĘDOWE.
1. Charakterystyka stylu urzędowego. Poprawność językowa a wizerunek urzędu.
2. Przyjazny język urzędowy, czyli jaki? – Podstawowe zasady i normy. Omówienie i analiza najczęściej występujących błędów językowych w pismach urzędowych.
3. Poprawność językowa w pismach urzędowych (test poprawności językowej):
a. Zapis liczb, dat, nazw i tytułów aktów prawnych, zasady przywoływania ustaw i rozporządzeń.
b. Składnia – związek zgody, zasady używania wyrazów funkcyjnych, szyk wyrazów w zdaniu, użycie imiesłowowych równoważników zdań.
c. Kompozycja zdania złożonego – głównie zasady porządkowania treści, skróty składniowe.
d. Skróty i skrótowce w zdaniu – skrótowce naruszające normę, różnica między skrótem a skrótowcem.
e. Dobór wyrazów i związków frazeologicznych – zgodność ze znaczeniem, zharmonizowanie z kontekstem, wieloznaczność, użycie synonimów.
f. Ekonomiczność treściowa (pleonazmy i tautologie), wyrazy nadużywane, szablon językowy.
g. Styl tekstów urzędowych – cechy stylu komunikatywnego a styl ciężki, struktury opisowe i rozwlekłe, nieuzasadniona podniosłość, nieuzasadniona potoczność.
h. Prosty język w korespondencji oficjalnej.
i. Najnowsze polskie słownictwo (m.in. zapożyczenia, wyrazy modne).
j. Prawidłowe pod względem technicznym rozmieszczenie tekstu w piśmie urzędowym.
4. E-urząd. Znaczenie nowoczesnych sposobów komunikowania się (e-mail, sms, Internet).
5. Komunikacja elektroniczna a komunikacja drukowana.
6. Savoir-vivre w korespondencji urzędowej.
7. Co zrobić, żeby mój tekst był prosty? Narzędzia wspierające proces zrozumiałego komunikowania się – Jasnopis, Logios; założenia języka łatwego do czytania. Upraszczanie tekstów pod kątem potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami.
8. Tworzenie tekstów urzędowych – warsztaty.
9. Podsumowanie warsztatów.

IV Dzień 15 listopada 2023 r.
KLUCZOWE KOMPETENCJE W ZARZĄDZANIU SEKRETARIATEM. BUDOWANIE PROFESJONALNEGO WIZERUNKU POPRZEZ PLANOWANIE, ORGANIZACJĘ PRACY ORAZ OBSŁUGĘ KLIENTA.
1. Zarządzanie sekretariatem - planowanie i organizacja pracy sekretariatu:
a. Rola i funkcje sekretariatu. Rola komunikacji werbalnej oraz niewerbalnej w procesie zarządzania sekretariatem.
b. Zasady dobrej organizacji pracy własnej i pracy przełożonych.
c. Efektywne zarządzanie sobą w czasie oraz obszary do usprawnienia pracy.
d. Złodzieje czasu - metody radzenia sobie z nimi.
e. Praktyczne narzędzia zarządzania sobą w czasie: m.in. zasada Pareto, Matryca Eisenhovera, metoda ABC, zasada 60/40, metoda ALPEN.
f. Zarządzanie kalendarzem spotkań.
g. Stres – metody jego łagodzenia.
2. Budowanie wizerunku profesjonalnego pracownika sekretariatu:
a. Etykieta służbowa w pracy sekretariatu urzędu:
• urzędowy savoir-vivre,
• zasady precedencji - zasada ustalania pierwszeństwa stanowisk,
• dress code w urzędzie.
b. Obsługa Klienta przez telefon - narzędzia telefonicznej etykiety:
• profesjonalne powitanie przez telefon dla rozmów przychodzących i wychodzących,
• etapy rozmowy telefonicznej,
• sposób udzielania informacji w rozmowie telefonicznej,
• przydatne zwroty w rozmowach telefonicznych,
• ochrona informacji i polityka prywatności w rozmowach telefonicznych.
3. Obsługa Klienta wewnętrznego i zewnętrznego przez pracownika sekretariatu:
a. Trudne sytuacje w obsłudze klienta - przyczyny ich powstawania:
• dynamika trudnych sytuacji - jak powstaje konflikt,
• sposoby rozwiązywania konfliktów,
• zachowania prowokujące postawę "trudny klient",
• bariery i błędy w komunikowaniu się z klientem.
b. Zastosowanie odpowiedniej techniki prowadzenia rozmów:
• rola stylu komunikacji w trudnej sytuacji,
• zakazane zdania,
• proces ratowania trudnych sytuacji,
• przydatne techniki asertywne.

rozwiń

Adresaci

Kurs kierujemy do osób zatrudnionych w sekretariacie JST, biurach rady, kancelariach, lub planujących podjąć taką pracę, a także innych pracowników, którzy w ramach obowiązków służbowych mają za zadanie obsługę i prowadzenie prac sekretariatu, wydziału bądź zespołu.

rozwiń

Informacje o prowadzącym

Trener 1 - radca prawny, ekspert z zakresu prawa administracyjnego, prawa pracy oraz przepisów prawnych dotyczących k.p.a., ochrony danych osobowych, udostępniania danych, dostępu do informacji publicznej, realizacji zadań własnych i zleconych jst. Doświadczona trenerka, prowadząca od kilkunastu lat szkolenia, podnoszące kwalifikacje pracowników administracji publicznej. Autorka komentarzy i opinii prawnych. (Dzień I)

Trener 2 - specjalista ds. zarządzania dokumentacją, doktor nauk humanistycznych z zakresu historii najnowszej i archiwistyki, biegły sądowy, pracowała w administracji państwowej, prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o czasie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego. (Dzień II)

Trener 3 - absolwent filologii polskiej na Uniwersytecie Zielonogórskim, właściciel firmy szkoleniowej, trener, mentor, coach akredytowany przez International Institut of Coaching & Mentoring oraz Noble Manhattan Coaching. Ambasador w Polsce marki Noble Manhattan Coaching. Stypendysta Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Posiada bogate doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z umiejętności twardych i miękkich (ponad 12 000 godzin spędzonych w salach szkoleniowych). Autor przewodnika po Zielonej Górze wydanego w trzech językach oraz kilkudziesięciu artykułów naukowych drukowanych w książkach i czasopismach. Redaktor naczelny publikacji książkowej oraz dwóch czasopism. (Dzień III)

Trener 4 - jako trener i konsultant od ponad 20 lat pomogła wielu osobom w rozwiązywaniu problemów na poziomie indywidualnym oraz firmowym. Realizowała szereg szkoleń dla jednostek samorządowych z zakresu m.in. obsługi klienta, komunikacji interpersonalnej, rozwiązywania konfliktów, zarządzania zasobami ludzkimi. Swoją specjalistyczną wiedzę przekłada na praktyczne rozwiązania. Jest socjologiem o specjalności komunikacja społeczna i badanie rynku. Posiada Certyfikat Licensed International Coach and Consultant of Meta Recruitment and Selection of Employees (TM). (Dzień IV)

rozwiń

Informacje dodatkowe

Cena: 1399 PLN netto/os. Udział w kursie zwolniony z VAT w przypadku finansowania szkolenia ze środków publicznych.

Wypełnioną kartę zgłoszenia należy przesłać do 31 października 2023 r.

Powrót do listy