Organizacja i funkcjonowanie obiegu dokumentacji w urzędzie w elektronicznym zarządzaniu dokumentacją oraz w systemie tradycyjnym.

Podczas szkolenia zapoznamy Państwa z praktycznymi kwestiami zarządzania obiegiem dokumentacji w urzędzie, zarówno w systemie tradycyjnym, jak i w elektronicznym (EZD), w oparciu o instrukcję kancelaryjną. Prowadząca szczegółowo omówi zasady pracy z dokumentami w różnej postaci (papierowa, elektroniczna), w tym ich odbieranie, rejestrowanie, dekretowanie, obsługę w ramach akt spraw, opracowywanie, akceptację i wysyłanie. Przybliży także zagadnienia funkcjonowania składów chronologicznych w urzędach oraz planowane w tym zakresie zmiany.

• Pozyskanie wiedzy o zasadach organizowania obiegu dokumentacji w urzędzie, obsłudze składów chronologicznych, doręczaniu korespondencji, jej podpisywaniu, w szczególności podpisami elektronicznymi.
• Nabycie praktycznych umiejętności w zakresie zarządzania dokumentacją w urzędzie w systemie EZD i w systemie tradycyjnym.
• Uzyskanie informacji o zasadach rejestracji spraw i obsługi akt.
• Możliwość konsultacji kwestii problemowych dotyczących praktycznego stosowania przepisów dotyczących obiegu dokumentacji zarówno w systemie tradycyjnym jak i elektronicznym.

1. Stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją.

2. Organizacja obiegu dokumentacji, zadania nadzoru nad przestrzeganiem przepisów instrukcji kancelaryjnej, rola i zadania koordynatorów czynności kancelaryjnych.

3. Pojęcia używane w instrukcji kancelaryjnej; zasady ogólne wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania spraw.

4. Obowiązujący system kancelaryjny i systemy wykonywania czynności kancelaryjnych:

• elektroniczne zarządzanie dokumentacją,
• system tradycyjny,
• systemy dziedzinowe,
• wskazywanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wyjątków od niego poprzez wskazywanie klas w JRWA – kazusy.

5. Przyjmowanie i rejestracja przesyłek przychodzących – zasady ogólne.

6. Przyjmowanie przesyłek przychodzących, dostarczonych przez operatora pocztowego lub osobiście, w tym zasady otwierania przesyłek.

7. Obsługa przesyłek przychodzących: w postaci papierowej, na informatycznym nośniku danych, pocztą elektroniczną i na ESP.

8 . Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek.

9. Przekazywanie przesyłek przychodzących przez kancelarię i dekretowanie pism przychodzących, z uwzględnieniem wyjątków.

10. Załatwianie spraw i dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw, z uwzględnieniem pracy w systemie tradycyjnym i w systemie EZD oraz współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi.

11. Akceptacja i podpisywanie pism.

12. Wysyłanie pism poza urząd. Doręczenia elektroniczne.

Pracownicy administracji samorządowej oraz samorządowych jednostek organizacyjnych, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, archiwiści, osoby na co dzień prowadzące sekretariaty i kancelarie.

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”, współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Wydawnictwo C.H.Beck, 2018).