Elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Zasady wdrażania, sposób pracy w EZD, obsługa dokumentu papierowego i elektronicznego

Pracownicy administracji publicznej odpowiedzialni za zarządzanie dokumentacją w urzędzie a także zainteresowani poznaniem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, sposobu pracy w EZD oraz postępowania z dokumentacją w wersji papierowej i elektronicznej.

Przekazanie praktycznej wiedzy na temat Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Zapoznanie uczestników z aspektami wdrażania systemu klasy EZD oraz metodami pracy kancelaryjnej w systemie tradycyjnym i w systemie klasy EZD oraz obsługi dokumentów papierowych i elektronicznych.

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”, współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Wydawnictwo C.H.Beck, 2018).

1. Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:
   • współczesne systemy kancelaryjny,
   • obowiązek prawny w zakresie dokumentowania i archiwizacji przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw,
   • systemy wykonywania czynności kancelaryjnych – system tradycyjny, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, systemy dziedzinowe,
   • wskazywanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wyjątków – aspekty prawne i praktyczne,
   • pojęcie dokumentu, pisma, sprawy, teczki.
2. Wdrażanie systemów klasy EZD:
   • wymagania wobec systemów klasy EZD,
   • wdrażanie systemów klasy EZD,
   • rozwijanie funkcjonalności systemów klasy EZD i integracja z innymi systemami.
3. Zasady pracy kancelaryjnej w ramach Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz w systemie tradycyjnym ze wspomaganiem systemu klasy EZD:
   • przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w różnej postaci,
   • tworzenie i obsługa składów (chronologicznych i informatycznych nośników danych),
   • zasady dekretacji, w tym dekretacji zastępczej,
   • obsługa sprawy elektronicznej i sprawy tradycyjnej,
   • tworzenie pism i ich akceptacja,
   • wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, portal).
4. Składy – organizacja, zarządzanie i obsługa:
   • gdzie i ile składów zorganizować,
   • jak zarządzać pismami w składach – w zależności od prowadzonych spraw,
   • obsługa pudeł i informatycznych nośników danych.