Archiwizacja dokumentacji finansowo-księgowej w podmiotach państwowych i samorządowych

Podczas szkolenia przeanalizujemy proces tworzenia i gromadzenia dokumentacji finansowo-księgowej w jednostkach sektora publicznego. Szczegółowo omówimy zasady archiwizacji, ustalanie okresów przechowywania akt oraz odpowiedzialność twórców za dokumentację. Przedstawimy aktualne wzory wykazów akt zalecane przez archiwa państwowe, a także nowe trendy w zarządzaniu dokumentacją w erze cyfrowej. Szkolenie wzbogacone będzie o liczne przykłady praktyczne, ćwiczenia warsztatowe i interaktywną analizę przypadków (case study).

• Kompleksowe omówienie zagadnień kancelaryjno-archiwalnych związanych z dokumentacją finansowo - księgową.
• Poznanie zasad sporządzania wniosków o brakowanie dokumentacji oraz tworzenia niezbędnych formularzy.
• Uzyskanie praktycznych umiejętności ewidencjonowania i znakowania akt na podstawie obowiązujących przepisów.
• Wprowadzenie do zarządzania dokumentacją elektroniczną zgodnie z wymogami prawa krajowego i unijnego.
• Otrzymanie zestawu wzorcowych dokumentów gotowych do wdrożenia w organizacji.
• Możliwość konsultacji indywidualnych podczas specjalnej sesji pytań i odpowiedzi.

1. Wprowadzenie:
• Rola dokumentacji finansowo-księgowej w organizacji.
• Kontekst prawny: prawo archiwalne, przepisy unijne, RODO.
2. Charakterystyka dokumentacji finansowo-księgowej:
• Rodzaje dokumentacji finansowej i księgowej.
• Specyfika dokumentacji w podmiotach publicznych i prywatnych.
3. Zasady prowadzenia dokumentacji:
• Procedury kancelaryjne i instrukcje archiwalne.
• Najczęstsze błędy i dobre praktyki.
Ćwiczenie: Analiza przykładowej dokumentacji i identyfikacja błędów.
4. Dokumentacja elektroniczna:
• Prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej w systemach EZD.
• Minimalne wymogi dla systemów informatycznych.
• Ocena gotowości organizacji do prowadzenia pełnej dokumentacji elektronicznej.
5. Okresy przechowywania dokumentacji:
• Przepisy krajowe i unijne.
• Nowe wytyczne dotyczące dokumentacji pracowniczej (po zmianach prawa pracy).
6. Klasyfikacja i kwalifikacja akt:
• Jednolity rzeczowy wykaz akt — zasady stosowania w praktyce.
• Identyfikacja komórki merytorycznej i jej obowiązków.
• Przykłady klasyfikacji przykładowych dokumentów w komórkach finansowych wg JRWA.
7. Porządkowanie dokumentacji i przekazywanie akt:
• Etapy porządkowania dokumentacji zakończonej.
• Przekazywanie do archiwum zakładowego lub składnicy akt.
8. Opis teczek i ewidencjonowanie:
• Obowiązkowe elementy opisu.
• Wzory formularzy do ewidencji.
Ćwiczenie: Samodzielne sporządzenie wzorcowego opisu teczki.
9. Brakowanie dokumentacji:
• Różnice między brakowaniem a niszczeniem.
• Procedura składania wniosku o brakowanie.
10. Kancelaryjno-archiwalny kontekst RODO:
• Dokumentacja finansowo-księgowa a ochrona danych osobowych.
• Wskazówki praktyczne.
 

Szkolenie skierowane jest bezpośrednio do osób zatrudnionych w komórkach finansowo-księgowych państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych a także osób odpowiedzialnych za dokumentację w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe i składnice akt, takich jak urzędy miast i gmin, starostwa, urzędy administracji państwowej, instytucje wymiaru sprawiedliwości, gminne i powiatowe jednostki organizacyjne, itp.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.