Zmiany w przepisach prawa pracy czyli jak pracować stosując aktualne przepisy Kodeksu Pracy

1 stycznia 2021 roku weszły w życie zmiany w prawie pracy. Zapraszamy Państwa na szkolenie, podczas którego omówiony zostanie aktualny kodeks pracy w połączeniu z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. W czasie szkolenia uczestnicy zapoznają się z najnowszymi zmianami a także zaktualizują swoją wiedzę i rozwiną umiejętności z zakresu praktycznego stosowania przepisów prawa pracy. Chcemy aby po naszym szkoleniu osoby pracujące w kadrach bez trudu korzystały z najnowszych przepisów.

Przekazanie uczestnikom gruntownej wiedzy dotyczącej najnowszych zmian w prawie pracy oraz tych, które dopiero wejdą w życie. Przekazanie uczestnikom wiadomości np. o tym jakie nowe obowiązki od 1 stycznia br. obowiązują pracodawców oraz jak zmieniają się formy wypłaty wynagrodzenia. Dodatkowo uczestnicy poznają jakie nowe obowiązki i ograniczenia występują w zakresie przetwarzania danych osobowych.

1. Nowy katalog danych osobowych w procesach rekrutacyjnych i zatrudnienia - zmiany od 1 stycznia 2021:

• omówienie danych osobowych, które możemy żądać od kandydata do pracy i samego pracownika w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
• udostępnianie danych osobowych w celach prowadzonego ZFŚS.

2. Zmiany w prowadzeniu akt osobowych i dokumentacji pracowniczej - zmiany od 1 stycznia 2021.

3. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w 2021 roku:

• akta osobowe prowadzone w 4 częściach (A B C D),
• możliwość przechowywania dokumentów w innym porządku niż chronologicznym,
• poszerzenie wykazu dokumentów przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych (skierowania na badania, wnioski urlopowe),
• szczegółowy katalog dokumentacji obowiązujący od 1 stycznia 2021 r.,
• okres wdrożenia przez pracodawców zmian wynikających z obowiązujących przepisów.

4. Doręczanie informacji o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej:

• doręczenie zawiadomienia o odbiorze dokumentacji pracowniczej,
• warunki niemożności odbioru zawiadomienia,
• wydanie dokumentacji pracowniczej dla osób upoważnionych,
• zasady odbioru dokumentacji pracowniczej.

5. Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej:

• dokumentacja przechowywana w postaci papierowej i elektronicznej,
• wniosek i termin na wydanie dokumentacji,
• wniosek w aktach osobowych.

6. Zmiany przepisów ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

7. Nowe obowiązki pracodawcy od 1 stycznia 2021:

• prowadzenie dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej (digitalizacja),
• zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej,
• różnice między „formą elektroniczną”, a „postacią elektroniczną” dokumentu,
• nowe okresy obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• nowe obowiązki pracodawcy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy,
• obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji,
• ponowne zatrudnienie pracownika a dokumentacja pracownicza,
• obowiązek niszczenia dokumentacji pracowniczej,
• obowiązki pracodawcy w stosunku do pracowników i byłych pracowników w związku ze zmianą postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej.

8. Nowe obowiązki pracodawców w zakresie ubezpieczeń społecznych:

• skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych a nowe dokumenty ZUS OSW RIA,
• terminy na złożenie raportu ZUS RIA,
• dane w raporcie informacyjnym ZUS RIA,
• skutki nieprzekazania raportów informacyjnych,
• nowy formularz ZUS RPA,
• obowiązki pracodawcy wobec pracowników po złożeniu raportu ZUS RIA,
• zmiany w Programie Płatnik i ePłatnik oraz na profilu płatnika składek na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS).

9. Zmiana formy wypłaty wynagrodzenia: formy wypłaty wynagrodzenia od 1 stycznia 2021 r., procedura postępowania pracodawcy wprowadzającego nowe przepisy dotyczące bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia.

10. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – RODO/Rozporządzenie ogólne:

• aspekty praktyczne wdrożenia RODO jako spójnego narzędzia do stosowania zasad ochrony danych osobowych we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej,
• wpływ regulacji Rozporządzenia ogólnego na przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych obowiązujące w Polsce,
• zakres obowiązywania Rozporządzenia w praktyce – dopasowanie przepisów do rodzaju i wielkości jednostki organizacyjnej/przedsiębiorstwa – analiza porównawcza dotychczasowych przepisów z regulacjami wynikającymi z Rozporządzenia ogólnego – dyskusja moderowana, analiza przypadków,
• nowe sankcje za niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych i ich dotkliwość dla administratorów danych osobowych,
• nowe obowiązki UODO w przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych oraz trybu składania i rozpatrywania skarg,
• Data protection by design and by default - uwzględnianie ochrony danych w fazie projektowania oraz domyślna ochrona danych bez konieczności podejmowania działań przez osoby, których dane dotyczą – analiza przypadków zastosowania zasady w praktyce ze szczególnym uwzględnieniem małych i średnich jednostek organizacyjnych, serwisów społecznościowych itp.,
• zasada uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania i zasada domyślnej ochrony danych,
• sankcje za naruszenie przez administratora danych osobowych lub procesora obowiązku uwzględniania ochrony danych osobowych w fazie projektowania i ustawiania mechanizmów ochrony domyślnej.

11. Obowiązek informacyjny i dostępność Inspektora Ochrony Danych (IOD):

• uwarunkowania możliwości powołania jednego inspektora dla kilku jednostek,
• obowiązek dokonywania oceny skutków przetwarzania danych przez administratora przed rozpoczęciem ich przetwarzania,
• raportowanie naruszenia bezpieczeństwa danych do UODO zgodnie z art. 33 Rozporządzenia ogólnego – okoliczności i terminy składania raportów, dokumentacja naruszeń a obowiązek składania raportu,
• obowiązek administratora informowania osoby, której dane dotyczą o wysokim ryzyku naruszenia bezpieczeństwa jej danych (art. 34 ust. 1 i 2 RODO),
• Rozszerzony obowiązek informacyjny wobec osób, których dane są przetwarzane,
• Udostępnianie stronom akt sprawy - aspekty praktyczne.

12. Nowe obowiązki i ograniczenia procesorów w zakresie przetwarzania danych osobowych:

• wymóg zgody administratora na dalsze powierzanie przetwarzania danych,
• obowiązek informowania administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodatnia lub zastąpienia podmiotów przetwarzających dane,
• prawo sprzeciwu administratora wobec ww. zmian,
• obowiązek rejestrowania wszystkich kategorii czynności przetwarzania danych osobowych dokonywanych w imieniu administratora.

13. Umowa powierzenia danych osobowych a inne instrumenty prawne – warsztat umiejętności konstruowania umowy powierzenia danych osobowych z uwzględnieniem wymogów wynikających z Rozporządzenia ogólnego oraz praktycznego zastosowania innych instrumentów prawnych w tym zakresie.

14. Dokumentacja kadrowa w kontekście obowiązywania rozporządzenia RODO na bazie najnowszych wyjaśnień Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

15. Pozyskiwanie danych osobowych:

• gromadzenie danych w procesach,
• warunki wyrażenia zgody w dokumentach,
• żądanie danych osobowych w aktualnym stanie prawnym i planowane zmiany dot. tych danych,
• zgoda na przetwarzanie danych osobowych w procesach,
• jak długo można przetwarzać dane.

16. Pozyskiwanie danych osobowych podczas przebiegu zatrudnienia:

• obecne przepisy i projektowane zmiany do przepisów ustaw i rozporządzeń,
• projektowane zmiany przepisów ustawy Kodeks Pracy,
• nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczych w tym prowadzenie akt osobowych,
• obowiązki informacyjne pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych,
• przekazanie danych osobowych przełożonemu – pisemne zgody dla osób przetwarzających dane,
• prowadzenie dokumentacji pracowniczej a ochrona danych osobowych,
• akta osobowe (możliwość przechowywania CV, listów motywacyjnych, ksero dowodu osobistego, prawa jazdy, aktów urodzenia, zgonu itp.),
• dokumentacja wypadkowa i chorobowa,
• badania lekarskie (wstępne, okresowe i kontrolne),
• pakiety medyczne i inne benefity,
• dokumentacja dotycząca oceny pracowniczej, notatki służbowe, kary porządkowe,
• przechowywanie w aktach pracowniczych danych osobowych,
• pozyskanych we wcześniejszych latach,
• najnowsze stanowisko MRPiPS,
•  przechowywanie dokumentów związanych z udzieleniem pracownikom m.in. urlopów okolicznościowych, wychowawczych, rodzicielskich,
• prowadzenie list obecności w świetle RODO,
• podawanie danych w umowie o pracę na czas zastępstwa,
• podanie danych Komornikowi w celu prowadzonego postępowania egzekucyjnego.

17. Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby ZFŚS:

• jakie dane można pozyskiwać w związku z wejściem w życiem rozporządzenia o ochronie danych osobowych – RODO,
• czy potrzebna jest zgoda członków rodziny na przetwarzanie danych w świetle nowych przepisów,
• na podstawie jakich przepisów pracodawca może żądać przedstawienia zaświadczenia o dochodach członków rodziny,
• stanowisko UODO w sprawie przechowywania dokumentów składanych przez osoby uprawnione,
• obowiązek informacyjny.

18. Praktyczne aspekty rozliczania czasu pracy w różnych systemach czasu pracy w tym w systemie pracy zdalnej.

19. Sporządzanie rozkładów czasu pracy:

• w jakich sytuacjach powstaje obowiązek tworzenia rozkładów czasu pracy,
• w jaki sposób i w jakim terminie należy przekazać rozkład czasu pracy pracownikowi,
• kiedy pracodawca będzie miał możliwość zmiany rozkładu czasu pracy.

20. Odpracowanie wyjść prywatnych.

21. Zatrudnienie lub zwolnienie w trakcie okresu rozliczeniowego:

• rozwiązanie umowy o pracę w trakcie okresu rozliczeniowego skutkujące wypłatą dodatkowego wynagrodzenia wraz z dodatkiem,
• niedopracowanie godzin w związku z nierównomiernym rozkładem czasu pracy na poszczególne miesiące danego okresu rozliczeniowego.

22. Rozliczanie pracy w godzinach nadliczbowych: prawidłowe ustalenie nadgodzin „dobowych i średniotygodniowych”, wysokość dodatku.

23. Jak nieobecności w pracy wpływają na kwalifikację nadgodzin.

24. Obowiązki pracodawcy w związku z ustaniem stosunku pracy.

25. Ogólne przepisy o rozwiązaniu umowy o pracę:

• rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem,
• rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia.

26. Świadectwo pracy:

• terminy na wydanie świadectwa pracy,
• żądanie wydania świadectwa pracy przez pracownika,
• treść świadectwa pracy.

27. Podsumowanie szkolenia.

28. Dyskusja i konsultacje indywidualne.

Zajęcia przeznaczone są dla wszystkich osób pracujących w działach kadrowo-płacowych oraz zajmujących się problematyką RODO.

Prawnik i ekonomista, ekspert z wieloletnim doświadczeniem. Niezależny konsultant z dziedziny finansów publicznych oraz prawa pracy i ochrony danych osobowych. Zajmuje się doradztwem, weryfikacją i przeglądem stanu dokumentacji prawno-pracowniczej pod kątem zgodności z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, ekspert Wydawnictwa Wiedza i Praktyka, Inspektor Ochrony Danych Osobowych oraz wdrożeniowiec PPK w kilkunastu dużych i średnich firmach.