Wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy w jst: regulaminy, porozumienia, procedury, instrukcje

Proponujemy Państwu udział w zajęciach, podczas których uczestnicy zapoznają się z aktualnymi rozwiązaniami prawnymi i interpretacjami w zakresie tworzenia i stosowania wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy (w tym o charakterze fakultatywnym). Osoby biorące udział w szkoleniu dowiedzą się, jak optymalnie wykorzystać obowiązujące zasady prawa pracy przy tworzeniu wewnętrznych regulacji. Uczestnicy otrzymają też wzory regulaminów i innych wewnętrznych dokumentów związanych z prawem pracy m.in. regulamin pracy z uwzględnieniem zmian Kodeksu Pracy w 2023 roku, wynagradzania, regulamin ZFŚS, regulamin naboru czy też procedurę rozliczania należności z tytułu podróży służbowych.

• Zdobycie, uzupełnienie i uporządkowanie wiedzy w zakresie optymalnego kształtowania regulacji wewnątrzzakładowych.
• Uniknięcie błędów i kosztów w związku z niewłaściwym stosowaniem przepisów prawa pracy w praktyce/studium przypadków.
• Zaprezentowanie i przekazanie z przykładowych regulaminów, procedur, instrukcji.
• Zapoznanie z interpretacjami organów nadzorujących przestrzeganie prawa pracy – sądy powszechne, PIP, RIO i procedurą kontrolną (PIP).
• Wymiana doświadczeń w zakresie stosowania prawa pracy w różnych jednostkach samorządowych.
• Możliwość konsultacji problematyki prawa pracy z trenerem w razie zaistnienia takiej potrzeby w przyszłości np. przy planowanej zmianie postanowień wewnątrzzakładowych.

1. Regulaminy pracy w jednostkach samorządu terytorialnego:
• Podstawa wprowadzenia art.104 Kp i art.42 ustawy o pracownikach samorządowych.
• Postanowienia obligatoryjne regulaminu pracy:
- Prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy, organizacja pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej.
- Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy.
- Pora nocna.
- Termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia.
- Wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom (szczególnie uciążliwych, szkodliwych i niebezpiecznych).
- Rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego.
- Wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe.
- Obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą.
- Przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników.
- Przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
- Informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.
- Informacje o celu, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu.
• Postanowienia regulaminu pracy w przypadku wprowadzenia kontroli trzeźwości i obecności w organizmach pracowników środków działających podobnie do alkoholu.
• Tryb pracy zdalnej w treści regulaminu pracy.
• Uzgadnianie treści regulaminu z partnerami społecznymi.
• Publikacja i termin wejścia w życie regulaminu pracy.
2. Regulamin wynagradzania:
• Postanowienia obligatoryjne regulaminu wynagradzania.
• Wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy w zakresie kształtowania wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń ze stosunku pracy u pracodawców samorządowych (kategorie zaszeregowania, stawki, dodatki).
• Relacja pomiędzy przepisami powszechnie obowiązującymi, a przepisami wewnętrznymi.
• Warunki przyznawania dodatków funkcyjnego i specjalnego.
• Wprowadzenie innych dodatków niż wynikające z ustawy o pracownikach samorządowych.
• Premie – uznaniowa, regulaminowa, nagrody pieniężne – analiza przykładowych postanowień.
• Czy istnieje możliwość regulacji wewnątrzzakładowej w przedmiocie dodatkowego wynagrodzenia rocznego w sferze budżetowej (przesłanki nabycia świadczenia, wysokość świadczenia, terminy wypłaty, składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie naliczenia „trzynastek”, skutki przeniesienia pracowników pomiędzy pracodawcami, wpływ okresów niewykonywania pracy na zachowanie prawa do „trzynastki”)?
• Ograniczenia w tworzeniu świadczeń pracowniczych w regulaminie wynagradzania w j.s.t.
• Pojęcie równego traktowania pracowników w zakresie kształtowania świadczeń pieniężnych.
• Uzgadnianie treści regulaminu z partnerami społecznymi.
• Publikacja i termin wejścia w życie regulaminu wynagradzania.
3. Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych:
• Zakres przedmiotowy regulaminu zfśs. Najczęstsze błędy, klauzule dyskryminacyjne.
• Wysokość odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2023 r. Czy istnieje możliwość jego kształtowania, rezygnacji z tworzenia Funduszu i wypłacania świadczenia urlopowego?
• Plan wydatków Funduszu; korekta w trakcie roku m.in. wynikająca ze zmiennej sytuacji ekonomicznej osób uprawnionych.
• Ustalanie i dokumentowanie sytuacji dochodowej: materialnej, życiowej itp. osób korzystających ze świadczeń socjalnych. Aktualizacja oświadczeń osób uprawnionych m.in. wynikająca ze zmiennej sytuacji ekonomicznej, w przypadku składania oświadczeń raz w roku. Zmiana treści regulaminu.
• Limity zwolnień wypłat z ZFŚS w wynikające z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2017 r. poz.2175) oraz ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 568) – rok 2022 i lata następne.
• Umowa o wspólnej działalności socjalnej.
• Uzgadnianie treści regulaminu z partnerami społecznymi.
• Publikacja i termin wejścia w życie regulaminu z.f.ś.s.
4. Organizacja naboru na wolne stanowiska urzędnicze pracowników samorządowych. Procedury, regulaminy:
• Typowe postanowienia procedury/regulaminu organizacji naboru w j.s.t.
• Czy można odstąpić od naboru na wolne stanowiska urzędnicze?
• Czy można żądać od kandydatów dodatkowych badań lekarskich?
5. Instrukcje dotyczące rozliczania podróży służbowych:
• Znaczenie wewnętrznej regulacji- instrukcji/procedury w zakresie podróży służbowych.
• Polecenie wyjazdu służbowego.
• Wybór środka transportu, miejsca noclegu.
• Brak możliwości powrotu z podróży (przedłużenie pobytu w podróży służbowej).
• Problematyka odmowy przez pracownika wyjazdu służbowego.
• Przykładowy przedmiot regulacji: diety - dieta krajowa uzależniona od ilości posiłków zapewnionych pracownikom, nocleg ze śniadaniem - problemy praktyczne i możliwe rozwiązania faktyczne, posiłek z kontrahentem, obiad na szkoleniu, obiadokolacja, posiłek zapewniony, ale niespożyty, dieta za podróż służbową krajową w trakcie podróży zagranicznej, koszty dojazdu – środki komunikacji publicznej, pojazdy nie będące własnością pracodawcy, pozostałe wydatki – zakres uznania przez pracodawcę kosztów np. taxi, dokumentowanie i rozliczanie wydatków - zgoda na użycie samochodu niebędącego własnością pracodawcy, skutki prawne wyjazdu bez polecenia pracodawcy, potwierdzenie odbycia podróży pracownika, skutki przedłużenia przez pracownika pobytu bez związku z realizacją zadania służbowego, skutki nieprawidłowego rozliczenia delegacji ( niezgodnego z prawdą) i nieprawidłowego rozliczenia kosztów podróży służbowej przez pracodawcę, rozliczanie nadgodzin w podróży służbowej itp.
6. Pozostałe regulacje wewnątrzzakładowe dotyczące bhp – odzież, obuwie, środki ochrony osobistej, refundacja zakupu okularów itp.

Osoby stosujące przepisy prawa pracy w jednostkach samorządowych, w szczególności sekretarze, pracownicy działów kadr i płac, pracownicy działów prawno-organizacyjnych oraz kadra zarządzająca i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych.

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego i studiów podyplomowych w zakresie prawa pracy na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. W latach 1994-2007 zawodowo związany z Państwową Inspekcją Pracy (nadinspektor pracy w Sekcji Informacji i Promocji Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku). Stały współpracownik Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego w zakresie szkoleń dotyczących prawa pracy. Od 2010 roku wykładowca przedmiotu: prawna ochrona pracy na studiach podyplomowych (Politechnika Gdańska – Wydział Zarządzania i Ekonomii).