Forum Sekretarzy: Zarządzanie informacją w podmiotach państwowych i samorządowych w kontekście postępowania z dokumentacją

Szkolenie skierowane jest bezpośrednio do kierowników państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, a także osób odpowiedzialnych za dokumentację w np. sekretarzy miast i gmin, powiatów, szefów gminnych i powiatowych jednostek organizacyjnych.

Celem spotkania jest przeanalizowanie procesu tworzenia i gromadzenia dokumentacji pod kątem monitorowania pracy jednostek. Omawiane będą również zasady akceptacji i dekretacji dokumentacji, ustalanie okresu przechowywania akt i odpowiedzialność twórców za prowadzone akta spraw.

Omówienie całokształtu zagadnień kancelaryjno-archiwalnych uzależnionych od bezpośrednich decyzji kierowników jednostek. Identyfikacja zagrożeń, propozycje rozwiązań problemów i usprawnień dotyczących obiegu dokumentacji w jednostce. Przekazywane na szkoleniu treści poparte zostaną licznymi przykładami, uczestniczy będę mogli wykonać ćwiczenia praktyczne.

1. Przepływ informacji w jednostce a obieg dokumentacji.
2. Kancelaryjne obowiązki kierownika jednostki samorządowej i państwowej.
3. „Wąskie gardła” w procesie załatwiania spraw.
4. Wybór systemu wykonywania czynności kancelaryjnych (tradycyjny, EZD) i jego następstwa. Sposób postępowania z dokumentacją na informatycznych nośnikach danych.
5. Obraz relacji w jednostce w aktach podmiotu (zarządzanie talentami i zasobami ludzkimi).
6. Podział zadań i kompetencji w podmiocie i ich wpływ na zarządzanie dokumentacją.
7. Sposób potwierdzania wpływu przesyłek i urzędowe konsekwencje przyjęcia korespondencji.
8. Zasady ekspedycji i wysyłka poczty. Czy potrzebna jest „pieczęć wysyłki” i kto jest uprawniony do wysyłki korespondencji?
9. „Ład korporacyjny” w dokumentacji. Zasady wprowadzania bądź zmiany procedur kancelaryjno-archiwalnych, (np. nowelizacja instrukcji kancelaryjnej, rozbudowa rzeczowych wykazów akt)
10. Formalne określanie reguł pracy sekretariatów i punktów kancelaryjnych sposobem na usprawnienie działania jednostki.
11. Poziomy weryfikacji treści dokumentów (m. in. akceptacja kierownika jednostki).
12. Kontrolny aspekt znakowania, dekretacji, datacji i podpisywania dokumentów.
13. System zastępstw w jednostce a dokumentacja (dot. m. in. znaków spraw, kompletności dokumentacji).
14. Odpowiedzialność stanowisk pracy za dokumentację.
15. Tajemnica korespondencji w jednostce oraz nieuprawniony dostęp do informacji.
16. Kancelaryjno-archiwalny kontekst RODO.
17. Zasady rozliczania się z aktami nieprzydatnymi (brakowanie a niszczenie, dostęp do popularnych niszczarek, jak postępować z kopiami akt, itp.).
18. Kontrole zewnętrzne dokumentacji w jednostce.
19. Jakość sporządzanej dokumentacji wizytówką jednostki (rola druków firmowych, zasady redagowania korespondencji). Warto mieć wizytówki, bilety informacyjne i karty przesyłowe dla klientów.
20. Rola archiwum w instytucji i ryzyka z nim związane.
21. Dyskusja

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor n. hum. z zakresu archiwistyki, biegły sądowy, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów EMBA, wieloletni pracownik Oddziału Nadzoru Archiwalnego w Archiwum Państwowym w Kielcach, prowadzi własną działalność gospodarczą z zakresu spraw kancelaryjno-archiwalnych.