Wdrożenie e-faktur w jednostkach samorządu terytorialnego

• Podczas proponowanego szkolenia przedstawimy problematykę dotyczącą Krajowego Systemu e-Faktur oraz faktur ustrukturyzowanych (tzw. e-faktur), z uwzględnieniem aktualnego stanu prac nad projektem ustawy. Przekazywane informacje będą dotyczyć zasad funkcjonowania nowego sposobu fakturowania (sporządzania, wysyłania oraz odbierania faktur) oraz aspektów, które samorząd powinien uwzględnić w procesie przygotowawczym.
• Ponadto, omówimy aspekty techniczne i organizacyjne związane z funkcjonowaniem KSeF, w tym zwłaszcza rodzaje i zakresy uprawnień związanych z korzystaniem z systemu. Ustalimy i określimy również konieczność modyfikacji wewnętrznych procedur, w tym przede wszystkim regulaminów organizacyjnych oraz tzw. procedur centralizacyjnych (wewnętrznych procedur dotyczących rozliczania podatku od towarów i usług).

• Zdobycie praktycznych informacji o zagadnieniach związanych z procesem wdrożenia e-faktur w jednostkach samorządu terytorialnego z uwzględnieniem ich specyfiki.
• Nabycie wiedzy na temat funkcjonujących modeli uprawnień i upoważnień związanych z obsługą KSeF – tak aby możliwe było przyjęcie optymalnych rozwiązań funkcjonowania systemu w danej jednostce samorządu.
• Uzyskanie informacji w zakresie zasadności zmian wzorców zawieranych przez JST umów (w szczególności w odniesieniu do postanowień dotyczących terminów płatności oraz zasad doręczenia faktur i ich załączników).
• Zdobycie wiedzy w zakresie przewidywanych opcji, umożliwiających przyporządkowanie faktur zakupowych do poszczególnych jednostek organizacyjnych.
 

1. Nowy system fakturowania – wprowadzenie oraz zagadnienia ogólne.
• Podstawy prawne oraz przyjęte terminy wprowadzenia e-faktur – aktualny stan projektu ustawy.
• Założenia dotyczące funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur i nowego sposobu fakturowania.
• Co to jest faktura ustrukturyzowana (tzw. e-faktura)?
• Różnice pomiędzy fakturami ustrukturyzowanymi a fakturami wystawianymi dotychczas.
• Specyfika wprowadzania nowych reguł fakturowania – okresy i zasady przejściowe.
2. Zasady fakturowania od 2026 r.
• Sposoby fakturowania w 2026 r. – jakie rodzaje faktur będą mogli wystawiać podatnicy?  
• System teleinformatyczny Krajowy System e-Faktur – charakterystyka.
• Oprogramowanie interfejsowe jako instrument obsługi procesu wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
• Zasady wystawiania faktur – data sporządzenia dokumentu, data wystawienia faktury, termin przesłania do KSEF oraz data otrzymania.
• Zakres podmiotowy stosowania e-faktur oraz wyłączenia.
• Wystawianie faktur w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (np. usługi w zakresie dostarczania wody i odprowadzania ścieków, najem i dzierżawa, inne).
• Obowiązkowe dane i oznaczenia faktur ustrukturyzowanych – jak wystawić fakturę i jakie dane w niej ująć? Pola obowiązkowe i fakultatywne w e-fakturze.
• Przepisy wykonawcze dotyczące korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
• Uprawnienia do korzystania z KSEF oraz sposoby ich określenia i nadania.
• Sposoby autoryzacji i uwierzytelniania.
• Zasady wystawiania faktur w przypadku awarii lub niedostępności KSEF.
• Prezentacja sposobu wystawienia e-faktury w oparciu o udostępniony system testowy Ministerstwa Finansów.
3. Praktyczne aspekty stosowania faktur ustrukturyzowanych w jednostkach samorządu.
• Przekazywanie (przesyłanie) e-faktur do KSEF – wysyłka pojedyncza, wysyłka wsadowa, sesje interaktywne.
• Sposoby doręczenia (przekazywania) e-faktur i załączników do odbiorów (kontrahentów).
• Czym jest wzór faktury ustrukturyzowanej opublikowany przez Ministerstwo Finansów?
• Określenie terminu płatności w przypadku faktur ustrukturyzowanych.
• Rozwiązania dotyczące drobnych zakupów (zakupy w punktach handlowo-usługowych, na stacjach benzynowych, zakupy finansowane z funduszu sołeckiego, zakup artykułów spożywczych).
• Likwidacja not korygujących.
• Zasady wystawiania faktur korygujących – uwagi ogólne.
• Czym jest tzw. identyfikator zbiorczy i jak go stosować?
• Kody QR na fakturach ustrukturyzowanych.
• Zmiany w zakresie regulowania płatności, w tym obowiązek stosowania identyfikatora KSEF (w ramach dokonywanych przelewów).
4. Wdrożenie systemu fakturowania ustrukturyzowanego w JST.
• Na co należy zwrócić uwagę przygotowując się do wdrażania nowych e-faktur w jednostce samorządu?
• Proponowany harmonogram wdrożenia KSEF i fakturowania ustrukturyzowanego.
• Analiza konieczności zmian w obowiązujących umowach oraz stosowanych wzorcach dokumentów (w tym ogłoszeniach w zakresie zamówień publicznych).
• Przygotowanie merytoryczne pracowników – na co zwrócić uwagę?
• Weryfikacja konieczności zmian procedur wewnętrznych, w tym tzw. procedur centralizacyjnych.
 

Skarbnicy, główni księgowi i księgowi; wszystkie osoby, zajmujące się wystawianiem faktur w jednostkach administracji publicznej, w szczególności w jst i jednostkach podległych.

Radca prawny, współpracujący z Dr Krystian Ziemski & Partners Kancelaria Prawna sp.k. w Poznaniu – Partner, kierujący Działem Prawa Podatkowego, szkoleniowiec, specjalizujący się w sprawach związanych z rozliczeniami jst oraz spółek komunalnych w zakresie podatku od towarów i usług oraz podatku od nieruchomości. W ramach bieżącej praktyki przede wszystkim doradza jednostkom samorządu terytorialnego w sprawach związanych z optymalnym rozliczaniem podatku od towarów i usług, rozliczania zadań powierzanych do realizacji spółkom komunalnych, a także w sprawach realizacji samorządowych projektów inwestycyjnych, w tym finansowanych ze środków zewnętrznych.