Tworzenie, obieg i kontrola dokumentów księgowych w 2024. Zakres odpowiedzialności i obowiązków. Niezbędne instrukcje i dokumenty. Najczęstsze nieprawidłowości

Przestrzeganie procedur dotyczących tworzenia, obiegu i kontroli dokumentów księgowych jest niezwykle istotne dla prawidłowości funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych. Początek roku jest doskonałą okazją, by przypomnieć zasady dotyczące tworzenia, obiegu, kontroli i zatwierdzania dokumentów księgowych, ich prawidłowego wystawiania, korygowania czy poprawiania. Zapraszamy do udziału w zajęciach, podczas których omówimy przykładową instrukcję obiegu dokumentów wraz z załącznikami oraz wzory powierzeń i upoważnień, zwrócimy uwagę na kwestię odpowiedzialności kierownika jednostki i głównego księgowego za prawidłowe prowadzenie rachunkowości w jednostce.

Ekspertka - praktyk, który prowadzi szkolenia dla jsfp od wielu lat, wysoko oceniana za jasność i trafność przekazu oraz obszerne, pomocne materiały, zwróci uwagę na znaczenie rzetelności i terminowości kontroli merytorycznej, formalnej, rachunkowej, wstępnej i następczej oraz zatwierdzanie źródłowych dokumentów księgowych, wskaże kto i kiedy powinien złożyć podpis na dokumencie księgowym.

• Przypomnienie regulacji prawnych w zakresie tworzenia, obiegu i kontroli dokumentów księgowych z uwzględnieniem obowiązków oraz odpowiedzialności zarówno kierownika jednostki, jak i głównego księgowego.
• Usystematyzowanie wiedzy w zakresie tworzenia, obiegu, kontroli i zatwierdzania dokumentów księgowych z uwzględnieniem zasad gospodarki drukami ścisłego zarachowania.
• Poznanie prawidłowego sposobu powierzania obowiązków i odpowiedzialności, w tym procedur uwzględniających struktury jednostek obsługujących i obsługiwanych (np. CUW).
• Analiza zapisów w polityce rachunkowości dotyczących elektronicznej dekretacji dowodów księgowych.
• Wskazanie na sytuacje, kiedy główny księgowy może odmówić złożenia podpisu.
• Przypomnienie prawidłowych zasad gospodarki drukami ścisłego zarachowania i najczęściej popełnianych błędów przy tworzeniu, obiegu i kontroli dokumentów księgowych ze wskazaniem przyczyn i sposobów ich rozwiązania.
• Otrzymanie obszernych materiałów, zawierających przykładowe wzory opisów dokumentów pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, a także przykładową instrukcję z licznymi załącznikami oraz wzory powierzeń i upoważnień.

1. Osoby odpowiedzialne za opracowanie propozycji, wdrożenie i aktualizację instrukcji tworzenia, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w jednostce.

2. Elementy składowe instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych.

3. Tworzenie, obieg i kontrola dokumentów księgowych między jednostką obsługującą a jednostką obsługiwaną (CUW) – przykładowa instrukcja.

4. Rodzaje dokumentów, sposób ich wystawiania, korygowania i poprawiania (forma papierowa, elektroniczna i mieszana).

5. Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa operacji gospodarczych i finansowych dokonywana przez właściwych rzeczowo pracowników jednostki.

6. Znaczenie opisów dokonywanych rzetelnie i terminowo przez pracowników jednostki na dokumentach źródłowych w kontekście dekretacji i ujęcia w ewidencji księgowej.

7. Dane prezentowane na pieczęciach pracowników.

8. Wstępna kontrola głównego księgowego.

9. Obowiązki i odpowiedzialność kierownika jednostki oraz głównego księgowego w zakresie dokonywania kontroli wstępnej, następczej i zatwierdzania dokumentów źródłowych.

10. Co oznacza złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo?

11. Kiedy jest spełnione kryterium kompletności?

12. Kiedy główny księgowy może odmówić podpisania dokumentu i przekazać go do dalszej realizacji?

13. Zastępstwo za głównego księgowego i osób kluczowych.

14. Zapisy w polityce rachunkowości dotyczące elektronicznej dekretacji dowodów księgowych.

15. Zmiany powodujące konieczności aktualizacji przyjętych zasad weryfikacji źródłowych dokumentów księgowych.

16. Kontrola gospodarki drukami ścisłego zarachowania – ewidencja, przykładowe zarządzenie.

17. Najczęściej popełniane błędy przy tworzeniu, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, przyczyny ich powstania i sposoby rozwiązania.

18. Przykładowa instrukcja tworzenia, obiegu i kontroli dokumentów księgowych.

19. Dyskusja.

Kierownicy jednostek, skarbnicy oraz główni księgowi i ich zastępcy, a także pracownicy komórek merytorycznych i finansowych, w tym pracownicy jednostek obsługujących i obsługiwanych (CUW), zobligowani do opracowywania propozycji procedur, ich wdrażania, stosowania i aktualizowania w zakresie tworzenia, obiegu, kontroli i zatwierdzania dokumentów księgowych, w tym z wykorzystaniem druków ścisłego zarachowania, na różnych etapach i w różnych komórkach organizacyjnych jednostki.

Ekonomistka, pedagog, specjalistka z zakresu finansów publicznych, długoletnia księgowa w jst. Autorka artykułów i trener w dziedzinie finansów publicznych oraz rachunkowości. Wykładowca na uczelni wyższej. Praktyk, który dzięki swemu wieloletniemu doświadczeniu przekazuje w sposób jasny i przystępny, sprawdzone metody w pracy służb księgowych. Wieloletni ekspert w FRDL wysoko oceniany przez uczestników.