Nieprawidłowości w rachunkowości i gospodarce finansowej jednostek sektora finansów publicznych. Kradzieże środków finansowych i składników majątkowych. Nadużycia i oszustwa

• Wskażemy, jak ograniczyć lub nie dopuścić do ich występowania oraz jak i czy w ogóle można zawsze wykryć nadużycia finansowe.
• Przedstawimy wiele przykładów poważnych nieprawidłowości w jsfp, w tym kradzieży środków finansowych, składników majątkowych i oszustw, jakie występują w: urzędach gmin i miast, szkołach, przedszkolach, ośrodkach pomocy społecznej, ośrodkach kultury, ośrodkach sportu i rekreacji.
• Omówimy rolę i znaczenie stosowania skutecznych narzędzi ochrony danych informatycznych.
• Zaprezentujmy, jak usprawnić i wzmocnić nadzór nad prowadzeniem rachunkowości i gospodarki finansowej oraz jakie znaczenie dla kadry kierowniczej ma właściwie powierzenie zadań i obowiązków.
• Wyjaśnimy także, kto i w jakich sytuacjach odpowiada za nieprawidłowości w rachunkowości i gospodarce finansowej jsfp.

• Podczas zajęć przeanalizujemy najpoważniejsze i powtarzające się w wielu jednostkach nieprawidłowości z głównych obszarów ich funkcjonowania, w szczególności:

• Organizacji kontroli zarządczej, rachunkowości i zarządzania jednostką, w tym opracowywania zakresów czynności pracowników oraz upoważnień.
• Tworzenia i zapisów najważniejszych procedur wewnętrznych, tj. regulaminy organizacyjne, polityka rachunkowości, instrukcja kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych, instrukcja inwentaryzacyjna, procedury windykacji należności cywilnoprawnych i publicznoprawnych, regulamin udzielania zamówień o wartości do 170 000 zł netto, czy instrukcja gospodarowania rzeczowymi składnikami majątku ruchomego.
• Przeprowadzania kontroli finansowej dokumentów, w tym kontroli wstępnej przez głównych księgowych oraz zatwierdzenia dokumentów do wypłaty.
• Prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym: dziennika, księgi głównej, kont ksiąg pomocniczych oraz zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i pomocniczej.
• Wyceny początkowej i bilansowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz ustalania źródeł finansowania ich nabycia.
• Ustalania i ewidencji księgowej kosztów środków trwałych w budowie.
• Ewidencji księgowej nakładów na zakup pierwszego wyposażenia obiektów budowlanych.
• Dokonywania wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia pracowników.
• Ewidencji księgowej zwrotów wydatków.
• Przeprowadzania procesu likwidacji i kasacji zbędnych lub zużytych rzeczowych składników majątku ruchomego.
• Przeprowadzania inwentaryzacji metodą spisu, z natury, potwierdzenia sald i weryfikacji z dokumentacją.
• Opracowywania i realizacji planów finansowych i budżetów jst, w tym stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków.
• Przypisywania i odpisywania należności i zobowiązań oraz prawidłowego rozksięgowywania wpłat.
• Udzielania ulg w spłacie podatków, niepodatkowych należności budżetowych i należności cywilnoprawnych.
• Prowadzenia windykacji należności publicznoprawnych i cywilnoprawnych.
• Organizacji zapewnienia wyżywienia w szkołach i przedszkolach oraz pobierania opłat za wyżywienie.
• Zaciągania zobowiązań, w tym wieloletnich.
• Sporządzania sprawozdań budżetowych, finansowych i z zakresu operacji finansowych.

• Wskazanie, jak zorganizować pracę jednostki, aby zadania z zakresu rachunkowości i gospodarki finansowej były skutecznie realizowane. Zrozumienie znaczenia i zasad tworzenia „dobrych” zakresów czynności pracowników.
• Poznanie błędnych zapisów w procedurach kontroli zarządczej, w tym polityce rachunkowości i instrukcji inwentaryzacyjnej.
• Zapoznanie się z najczęściej stwierdzanymi nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz narzędziami ograniczającymi ich popełnianie.
• Przedstawienie właściwej organizacji kontroli finansowej dokumentów finansowo-księgowych oraz roli i znaczenia kontroli wstępnej, dokonywanej przez głównych księgowych.
• Poznanie prawidłowych zasad wyceny środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, amortyzacji oraz ustalania źródeł finansowania ich nabycia.
• Zrozumienie, jak odróżnić remont od ulepszenia, kiedy stosować paragraf 427, a kiedy 605 lub 607 oraz jakie nakłady zaliczać do kosztów środków trwałych w budowie.
• Zapoznanie się z popełnianymi błędami w inwentaryzacji oraz konsekwencjami, jakie mogą się z nimi wiązać.
• Poznanie najczęściej popełnianych błędów na etapie opracowywania i realizacji planów finansowych i budżetów jst, w tym stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków, a także nieprawidłowości na etapie zaciągania i regulowania zobowiązań pieniężnych, w tym wieloletnich, w tym przyczyn nieterminowego regulowania płatności.
• Wysłuchanie przykładów nieprawidłowości w udzielaniu ulg w spłacie należności, w tym pomocy de minimis oraz konsekwencji, jakie się z tym wiążą.
• Zrozumienie, dlaczego w jsfp często dochodzi do przedawnienia należności i jak postępować, aby skutecznie je windykować.
• Zapoznanie się z najczęściej popełnianymi błędami w sprawozdaniach budżetowych, finansowych i z zakresu operacji finansowych oraz zasadami skutecznej kontroli wiarygodności i poprawności danych.

1. Nieprawidłowości w organizacji pracy jednostki w zakresie rachunkowości i gospodarki finansowej.
2. Nieprawidłowości w procedurach kontroli zarządczej.
3. Nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych.
4. Nieprawidłowości w zakresie wyceny aktywów, w tym środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych w budowie oraz należności.
5. Nieprawidłowości w ustalaniu źródeł finansowania nabycia środków trwałych oraz ich remontowania i ulepszania.
6. Nieprawidłowości w inwentaryzacji.
7. Nieprawidłowości w opracowywaniu planów finansowych i budżetów jst oraz ich realizowaniu.
8. Nieprawidłowości w klasyfikacji budżetowej.
9. Nieprawidłowości w procesie zaciągania zobowiązań, w tym wieloletnich.
10. Nieprawidłowości w rozliczaniu wpłat dokonywanych na rachunki bankowe.
11. Nieprawidłowości w udzielaniu ulg w spłacie należności oraz pomocy de minimis.
12. Nieprawidłowości w organizacji oraz prowadzeniu windykacji należności.
13. Nieprawidłowości w sprawozdaniach finansowych, budżetowych i z zakresu operacji finansowych.
14. Skuteczne narzędzia ochrony danych informatycznych.
15. Nieprawidłowości w prowadzeniu gospodarki finansowej, w tym w szczególności w:

• ustalaniu wysokości opłat za wyżywienie w szkołach i przedszkolach oraz organizacji stołówki szkolnej,
• braku lub niezgodności z prawem obowiązującym zarządzeń kierowników jednostek oraz uchwał organu stanowiącego,
• przeprowadzaniu kontroli wstępnej dokumentów oraz ich zatwierdzania do wypłaty,
• regulowania zobowiązań przez jednostki,
• ustalania i wypłaty wynagrodzeń pracowników jst,
• udzielaniu zamówień o wartości do 170 000,00 zł,
• prowadzeniu audytu wewnętrznego.

16. Przykłady działań noszących znamiona przestępstw, w tym kradzieży i wyprowadzania środków pieniężnych oraz naruszenia dyscypliny finansów publicznych, jakie stwierdzane są w jednostkach sektora finansów publicznych.
17. Pytania i odpowiedzi, w tym między innymi:

• Jak opracować „dobrą” politykę rachunkowości? Co należy, a czego nie można wpisać w politykę?
• Jak poprawnie określić próg istotności?
• Jak opracować „kompletny” zakres czynności pracownika i dlaczego jest on tak ważny?
• Jak stworzyć instrukcję inwentaryzacyjną, aby ułatwiała i przyspieszała proces inwentaryzacji?
• Jakie są wady i zalety stosowania nowoczesnych narzędzi inwentaryzacji?
• Jak ustalić właściwą ścieżkę przepływu dokumentów w jednostce, w tym pomiędzy jednostką obsługującą, a jednostkami obsługiwanymi?
• Jakie są korzyści, w tym finansowe z powierzenia zadań z zakresu rachunkowości i gospodarki finansowej jednej, wyznaczonej jednostce organizacyjnej jst? Jak sprawnie utworzyć CUW?
• Jakie są najczęściej popełniane błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych i jak ich uniknąć?
• Jak i kiedy należy otworzyć i zamknąć księgi rachunkowe?
• Czy istnieje obowiązek zamykania ksiąg rachunkowych miesiąca?
• Jak uniknąć błędów w niechronologicznym zapisywaniu operacji gospodarczej?
• Kiedy księgi rachunkowe są nierzetelne, niesprawdzalne, niekompletne i prowadzone niebieżąco (liczne przykłady)? Znaczenie procedur kontroli zarządczej w wymienionym zakresie.
• Jakie są skutki i konsekwencje nierzetelnego i niebieżącego prowadzenie ksiąg rachunkowych?
• Jak prawidłowo dokonywać wyceny środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych?
• Jak prawidłowo ustalać wartość początkową środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, dokonywać odpisów amortyzacyjnych oraz wykazywać ich wartość w bilansie?
• Czym różni się remont od ulepszenia? Jak prawidłowo ustalać źródła finansowania i jakie są konsekwencje nieprawidłowości w wymienionym obszarze (przykłady)?
• Jak ewidencjonować ulepszenia w obcych środkach trwałych?
• Jak prawidłowo ewidencjonować nakłady na zakup pierwszego wyposażenia obiektów budowlanych?
• Czy i kiedy samorządowe jednostki budżetowe mogą księgować zwroty wydatków jako pomniejszenie wydatków?
• Jak prawidłowo przypisywać i odpisywać należności? Kiedy i jakie odsetki naliczać od wpłat po terminie (liczne przykłady)? Co to znaczy wycena należności z zachowaniem zasady ostrożności? Jak prawidłowo dokonywać odpisów aktualizujących należności? Kiedy można odpisywać należności z ksiąg rachunkowych? Czy należy odpisać z ksiąg należności przedawnione zahipotekowane?
• Jakie i jak prawidłowo naliczać odsetki od przeterminowanych należności? Kiedy wpłatę zaliczać proporcjonalnie, a kiedy w całości na odsetki (przykłady)?
• Czy jsfp mają obowiązek naliczać odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych?
• Jak ograniczyć nieprawidłowości w inwentaryzacji? Co decyduje o jej skuteczności i jaka jest rola inwentaryzacji w zapewnieniu rzetelności i kompletności zapisów księgowych oraz w procesie przepływu dokumentów w jednostce?
• Jaką metodą, z jaką częstotliwością i w jakich terminach przeprowadzać spis z natury, potwierdzenie sald i weryfikację z dokumentacją?
• Czy i kiedy główny księgowy ponosi odpowiedzialność za inwentaryzację?
• Czy główny księgowy rzeczywiście zawsze ponosi odpowiedzialność za rachunkowość i sprawozdawczość jednostki?
• Jakie są aktualne i przyszłe zagrożenia dla bezpieczeństwa danych informatycznych? Czy sztuczna inteligencja to zagrożenie? Jak chronić się przed utratą danych?
• Czym różni się wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi od dysponowania środkami pieniężnymi?
• Jaki jest zakres wstępnej kontroli dokonywanej przez głównego księgowego?
• Czy główny księgowy ponosi odpowiedzialność za legalność dokonywanych wydatków?
• Jak uniknąć błędów w opracowywaniu i realizacji planów finansowych?
• Kiedy umowa jest umową na zapewnienie ciągłości działania jednostki?
• Jak prawidłowo planować przedsięwzięcia wieloletnie w WPF?
• Jak prawidłowo stosować klasyfikację budżetową? Przykłady nieprawidłowości.
• Dlaczego jednostki nieterminowo regulują zobowiązania? Znaczenie instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Co zrobić, żeby zapłata odsetek za opóźnienie w zapłacie przez jsfp nie stanowiła naruszenia dyscypliny finansów publicznych? Odpowiedzialność w tym zakresie.
• Jakie błędy popełniamy przy udzielaniu ulg w spłacie należności? Kiedy należność jest podatkiem, niepodatkową należnością budżetową, a kiedy należnością cywilnoprawną? Kiedy udzielona ulga stanowi pomoc de minimis?
• Jak prawidłowo rozksięgować wpłatę na należność główną i należności uboczne?
• Czy data wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy jednostki to zawsze data uregulowania zobowiązania?
• Jak prawidłowo ustalać termin przedawnienia należności? Czy należności przedawnione należy wyksięgować? Skutki dopuszczenia do przedawnienia należności. Rola inwentaryzacji.
• Jak skutecznie i systematycznie windykować należności? Rola procedur kontroli zarządczej.
• Jak chronić się przed kradzieżą, oszustwami i wyłudzeniami i czy to w ogóle jest możliwe? Czy mamy świadomość jak często w Polsce wykrywane są kradzieże i wyprowadzanie pieniędzy? Przykłady przyczyn i skutków popełnianych przestępstw.
• Jakie są skuteczne narzędzia weryfikacji wiarygodności danych w sprawozdaniach? Najczęściej popełniane błędy i ich przyczyny? Kto ponosi odpowiedzialność za sprawozdania?
• Jak wykazywać rozchody i wolne środki w sprawozdaniu NDS, należności w sprawozdaniach Rb-27 S i Rb-N, w tym należności uboczne oraz skutki udzielonych ulg, zobowiązania z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umów w sprawozdaniu Rb-Z?
• Jak ustalać wysokość opłaty za wyżywienie, w tym dostarczone przez firmę cateringową oraz jak prawidłowo zorganizować stołówkę szkolną?

Kierownicy jednostek organizacyjnych, skarbnicy, główni księgowi, kierownicy i pracownicy komórek księgowości, audytorzy i kontrolerzy wewnętrzni oraz wszyscy pracownicy odpowiedzialni za nadzór i prowadzenie spraw z zakresu rachunkowości i gospodarki.

Specjalista i praktyk z zakresu prawa samorządowego, finansów publicznych, rachunkowości budżetowej, inwentaryzacji, odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, pomocy de minimis, kontroli zarządczej i audytu. Doświadczony trener i wykładowca (ponad dwadzieścia lat pracy w jednostkach sektora finansów publicznych). Wieloletni skarbnik gminy (główny księgowy budżetu), były inspektor kontroli w Regionalnej Izbie Obrachunkowej, audytor wewnętrzny. Autor kilkudziesięciu publikacji, w tym książkowych, z zakresu finansów publicznych i rachunkowości.