Archiwizacja dokumentacji zamówień publicznych w podmiotach państwowych i samorządowych

Archiwizacja dokumentacji zamówień publicznych ma kluczowe znaczenie dla zachowania przejrzystości, poufności i integralności dokumentów, a także dla zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa archiwalnego, przepisami KPA oraz RODO. Właściwa archiwizacja pozwala uniknąć problemów prawnych, ułatwia kontrolę i audyty, jak również umożliwia łatwiejsze odnajdywanie i wykorzystywanie dokumentów w celach dowodowych, czy kontrolnych. Podczas proponowanych zajęć w sposób kompleksowy przeanalizujemy i zaprezentujemy proces tworzenia i gromadzenia dokumentacji związanej z zamówieniami publicznymi. Omówione zostaną zasady archiwizacji dokumentacji związanej z prowadzonym postępowaniem, ustalanie okresów przechowywania akt i odpowiedzialność twórców tych dokumentów za teczki zamknięte. Przedstawimy zasady korzystania z dokumentacji przekazanej do archiwum. Zajęcia poprowadzi ekspert FRDL, doświadczony archiwista, specjalista ds. zarządzania dokumentacją, który podczas szkoleń przekazuje praktyczne rozwiązania.

• Omówienie całokształtu zagadnień kancelaryjno-archiwalnych odnoszących się wprost do zarządzania dokumentacją z zakresu zamówień publicznych.
• Zdobycie, uzupełnienie i uporządkowanie wiedzy z zakresu archiwizacji i przechowywania dokumentacji związanej z prowadzonymi w jednostce postępowaniami o udzielenie zamówienia.
• Poznanie praktycznych przykładów związanych z postępowaniem z dokumentacją z zakresu PZP w jednostce oraz najczęściej popełnianych błędów w tym temacie.
• Uzyskanie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania i pojawiające się wątpliwości.
• Otrzymanie obszernych materiałów szkoleniowych wraz z kompletem wzorcowych formularzy niezbędnych przy ewidencjonowaniu teczek.

1. Zasady prowadzenia dokumentacji w komórkach przetargowych w oparciu o procedury kancelaryjno-archiwalne.
2. Dokumentacja zamówień publicznych podmiotów samorządowych i państwowych w jednolitych rzeczowych wykazach akt.
3. Okresy przechowywania dokumentacji w świetle prawa krajowego i przepisów unijnych.
4. Jak ustalić komórkę merytoryczną w procesie gromadzenia dokumentacji i jakie są jej obowiązki.
5. Czy zamówienia publiczne są papierowe, czy elektroniczne? Problem wyboru systemu do wykonywania czynności kancelaryjnych.
6. Czy każda teczka ma mieć spis spraw? Pojęcie dokumentacji „nietworzącej akt spraw”. Zasady znakowania wpływów (pisma, a sprawy).
7. Etapy porządkowania zakończonej dokumentacji zamówień publicznych. Różnice w przekazywaniu teczek do archiwum zakładowego i składnicy akt.
8. Elementy opisu teczek i ewidencjonowanie dokumentacji.
9. Kiedy i jaką dokumentację należy oddać do archiwum, a jakie teczki można pozostawić na stanowisku pracy.
10. Kancelaryjno-archiwalny kontekst RODO. 
11. Zasady rozliczania się z aktami nieprzydatnymi (brakowanie a niszczenie) i udział komórek przetargowych w wartościowaniu akt.
12. Korzystanie z dokumentacji przekazanej do archiwum (udostępnianie a wycofanie akt).
 

Osoby prowadzące zamówienia publiczne w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także osoby odpowiedzialne za dokumentację w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe i składnice akt, takich jak urzędy miast i gmin, starostwa, urzędy administracji państwowej, instytucje wymiaru sprawiedliwości, gminne i powiatowe jednostki organizacyjne i wszystkich zainteresowanych.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.