Akta osobowe w 2022 roku. Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy i Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Proponujemy Państwu udział w spotkaniu, na którym omówione zostaną najciekawsze i budzące najwięcej wątpliwości kwestie dotyczące prowadzenia akt osobowych. Szkolenie ma wymiar praktyczny, zostaną na nim wskazane obszary będące w bieżącym roku pod lupą PIP, a także wciąż zmieniające się obowiązki, związane z RODO.

Uczestnicy usłyszą informację m.in. na następujące tematy:

• Akta osobowe – co będzie kontrolować PIP w 2022 r.,
• Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – nowe teczki dla każdego pracownika?
• ZUS ZUA/ZUS ZZA – kody wykonywanego zawodu, nowe druki ZUS DRA I ZUS RCA,
• Umowy o pracę, listy obecności, wyjścia prywatne, kwestionariusze osobowe, zakresy obowiązków, ZFŚS - kontrole.

1. Akta osobowe/dokumentacja kadrowo-płacowa/ZFŚS – po kontroli PIP i ZUS:

1. ZUS ZUA i ZUS ZZA – kody wykonywanego zawodu. ZUS DRA I RCA – zmiany w drukach rozliczeniowych.
2. Zmiany w aktach osobowych: część D akt osobowych – zmiana od 01.01.2019 r., czy dokładać część D?
3. Nowy okres przechowywania: 10 albo 50 lat, forma elektroniczna, ZUS jako organ przechowujący, brak obowiązku wystawiania ZUS RP-7 - czy wystawiać? Zmiany w ZUS ZUA, ZUS ZWUA, raporty informacyjne.
4. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Czy zakładać odrębne teczki/skoroszyty? Jak to prowadzić?
5. Data zawarcia umowy o pracę a dzień rozpoczęcia pracy.

2. Świadectwa pracy – kary za nieterminowe wydanie świadectwa pracy/błędy w wystawianiu/kontrole PIP.

3. Zakresy obowiązków dla pracowników a kontrole PIP. Ostatni punkt zakresu!

4. Czas pracy:

1. PIP kontroluje listy obecności w oparciu o ochronę danych osobowych – nowe zasady prowadzenia list obecności!
2. Wyjścia prywatne po zmianach a RODO. Nowe druki wniosków!
3. PIP kontroluje wyjścia prywatne; nadgodziny po kontroli! Nowe wnioski o wyjście i o odpracowanie; „zeszyty” wyjść!

5. PIP kontroluje regulamin pracy pod kątem: ochrona kobiet w ciąży i karmiących – wykaz prac zabronionych od 01.05.2017 r.

6. Nowe stanowisko PIP: Czy można pozbawić emerytów prawa do „wczasów pod gruszą”?

7. Przetwarzanie i ochrona danych osobowych:

1. Nowy katalog danych od ubiegającego się o zatrudnienie i od pracownika / obowiązek posiadania dwóch kwestionariuszy osobowych?
2. RODO: dokumentacja przy ZFŚS – zaświadczenia z US lub PIT-y do wglądu, celem kontroli prawdziwości złożonych oświadczeń o dochodzie.
3. RODO: obowiązek przeglądu corocznego dokumentacji przy ZFŚS.
4. Dokumentacja ZFŚS – obowiązek posiadania pisemnego upoważnienia do jej przetwarzania.

8. PIP porównuje umowę zlecenia z umową o pracę. Zakaz zastępowania umów o pracę umowami cywilnoprawnymi. Umowa zlecenia po kontroli PIP. Kara 1000 zł – 30 000 zł, stawka godzinowa, zlecenia ze studentami, składki ZUS od zleceń. Szkolenia BHP i badania lekarskie zleceniobiorców, obowiązek?

9. Umowa o pracę przed dopuszczeniem do pracy. Zasady dokumentowania zatrudniania pracownika od 2016 r. w świetle kontroli PIP.

10. Konsultacje.

Osoby, które na co dzień prowadzą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy tj. pracownicy działów kadr, pracownicy działów prawno-organizacyjnych, kadra kierownicza.

Prawnik, wieloletni pracownik Wydziału Przyznawania Emerytur i Rent oraz Wydziału Kontroli Płatników Składek w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, wykładowca prawa pracy i ubezpieczeń społecznych w Wyższej Szkole Humanistyczno-Ekonomicznej im. J. Zamoyskiego w Zamościu i studiów podyplomowych Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego i Polskiej Akademii Nauk, Wyższej Szkoły Ekonomii i Innowacji w Lublinie, autor książek: „Kontrola ZUS w sektorze finansów publicznych" i „Kontrola ZUS. Skuteczne formy obrony płatników składek", a także ponad 70 artykułów z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, emerytur i rent, zasiłków; trener i konsultant programów unijnych (EFS, PHARE).