Planowanie zamówień oraz przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Prawidłowe zaplanowanie oraz przygotowanie postępowania od strony technicznej, organizacyjnej i merytorycznej to fundament każdego zamówienia publicznego. Niebagatelne znaczenie ma tu zarówno oszacowanie wartości zamówienia gdyż to decyduje o właściwym wypełnieniu ustawowych obowiązków, jakie ciążyć będą na zamawiającym, ale również odpowiednie określenie i opisanie potrzeb zakupowych zamawiającego, które bezpośrednio wpływają na to, co faktycznie otrzymamy w wyniku realizacji zamówienia przez wykonawcę. Podczas proponowanego szkolenia przedstawimy zasady i skuteczne, praktyczne wskazówki umożliwiające prawidłowe zaplanowanie zamówień oraz przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

• Zdobyciem uzupełnienie i uporządkowanie niezbędnej wiedzy w zakresie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,  w tym: zasad szacowania wartości zamówienia, zasad podmiotowej kwalifikacji wykonawców, czy opisywania przedmiotu zamówienia i doboru kryteriów oceny ofert.
• Poznanie szeregu praktycznych wskazówek mających wpływ na niwelowanie zagrożeń i negatywnych skutków niewłaściwego działania zamawiającego w zakresie planowania i przygotowywania postępowania o udzielenie zamówienia.
• Omówienie efektywnych narzędzi planowania zamówień (zakupów) mających wpływ na usprawnienie procedury zakupowej.
• Poznanie wzorców postępowania w procesie planowania i przygotowania postępowania na podstawie dobrych praktyk oraz orzecznictwa KIO.

I. Planowanie zamówień publicznych:
1. Zamówienia publiczne jako proces zakupowy.
2. Istota i cel procesu planowania.
3. Analiza potrzeb i wymagań jako mechanizm wstępnego planowania zamówień.
4. Definiowanie oraz zarządzanie ryzykami związanymi z postępowaniem oraz realizacją zamówienia publicznego.
5. Plan postępowań w ujęciu prawnym i organizacyjnym – zasady sporządzania oraz aktualizacji.
6. Wstępne konsultacje rynkowe oraz inne możliwości udziału wykonawców w planowaniu zamówień i przygotowaniu postępowań.
II. Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
1. Szacowanie wartości zamówienia:

• Cele szacowania wartości zamówienia.
• Podstawa szacunkowej wartości zamówienia. Jak poprawnie ustalić tożsamość robót budowlanych, dostaw oraz usług?
• Szacowanie robót budowlanych w kontekście definicji obiektu budowlanego według orzecznictwa TSUE, sądów administracyjnych oraz wyników kontroli.
• Jednorodne usługi oraz podobne dostawy jako podstawa sumowania wartości zamówienia.
• Tożsamość czasowa jako perspektywa planowania zamówień w odniesieniu do roczności budżetu, wieloletnich planów finansowych oraz projektów unijnych.
• Szacowanie wartości zamówień nieprzewidzianych. Czym jest obiektywna nieprzewidywalność zakupów, nowa okoliczność nieznana w momencie wszczęcia postępowania? Jak traktować zakupy planowane, ale których docelowego zakresu zamawiający nie może określić?
• Metody obliczania wartości zamówienia oraz źródła pozyskiwania danych w procesie szacowania wartości zamówienia.
• Szacowanie wartości a źródła finansowania wydatków.
• Szacowanie zamówień z uwzględnieniem opcji oraz polegających na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych.
• Dopuszczalny i nieuprawniony podział zamówienia na części – cel i wpływ na szacowanie wartości.
• Możliwość podziału zamówienia w trybie art. 30 ust. 4 (stary art. 6a).
• Dokumentowanie szacowania wartości zamówienia.

2. Wybór trybu postępowania oraz dobór procedury udzielania zamówienia publicznego:

• Tryby postępowań dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne.
• Zamówienia poniżej progów unijnych.
• Charakterystyka trybu podstawowego w trzech wariantach.
• Zasady udzielania zamówień w zakresie usług społecznych.

3. Zasady podmiotowej kwalifikacji wykonawców:

• Zasady stosowania warunków udziału w postępowaniu.
• Obligatoryjne i fakultatywne przesłanki wykluczenia z postępowania.
• Dokumenty składane przez wykonawców: warunki uzupełniania, termin ważności dokumentów.
• Podmiotowe środki dowodowe: zakres, forma, zasady i terminy składania i uzupełniania.
• Podwykonawstwo, konsorcja oraz podmioty trzecie w nowej ustawie.

4. Przedmiotowe warunki zamówienia publicznego:

• Opis przedmiotu zamówienia: zasady uczciwej konkurencji, równego traktowania, proporcjonalności i przejrzystości.
• Jak uniknąć dyskryminującego opisu przedmiotu zamówienia. Kiedy użycie znaku towarowego będzie dopuszczalne i na jakich zasadach?
• Jak zapewnić jednoznaczny i wyczerpujący opis przedmiotu zamówienia: skutki zaniechań.
• Zasady dotyczące „równoważności” przy opisie przedmiotu zamówienia.
• Kryteria oceny ofert w nowej ustawie.
• Przedmiotowe środki dowodowe: zasady składania oraz uzupełniania.

5. Najistotniejsze zasady dot. specyfikacji warunków zamówienia oraz opisu potrzeb i wymagań:

• Definicja dokumentów zamówienia.
• Definicja oferty w zamówieniach publicznych.
• Zasady przygotowania i składania ofert: format, forma, postać dokumentów elektronicznych.
• Termin składania ofert.
• Wyznaczanie terminu związania ofertą.
• Wadium.
• Przesłanki unieważnienia postępowania wymagające zaplanowania.
• Uzasadnienie braku podziału zamówienia na części.
• „Procedura odwrócona” w przetargu nieograniczonym.

6. Umowa o zamówienie publicznego z punktu widzenia przygotowania postępowania:

• Klauzule obligatoryjne oraz abuzywne w nowej ustawie Pzp.
• Zasady dokonywania zmian w umowie. Jak poprawnie zdefiniować istotną i nieistotną zmianę w umowie?
• Klauzule waloryzacyjne.

Pracownicy jednostek samorządu terytorialnego odpowiedzialni za przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zaangażowani w czynności związane z oceną ofert i wyborem oferty najkorzystniejszej, członkowie komisji przetargowych, jak również osoby odpowiedzialne za kształtowanie postanowień umowy o zamówienie publiczne

Prawnik, specjalista w zakresie zamówień publicznych, od ponad 20 lat związany z zamówieniami publicznymi. Doświadczenie zarówno jako zamawiający oraz doradca w instytucjach zamawiających, jak również jako wykonawca i doradca wykonawców przy ubieganiu się o zamówienia publiczne. To również kilkaset przeprowadzonych audytów i kontroli zamówień, organizowanie i wdrażanie procedur i wewnętrznych systemów zarządzania procesami zakupowymi. Wykładowca w ramach studiów podyplomowych dla administracji publicznej m.in. w Akademii Leona Koźmińskiego. Doświadczony trener prowadzący szkolenia m.in. dla pracowników Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Kancelarii Prezydenta, Kancelarii Sejmu i Senatu, Lotniczej Akademii Wojskowej, ministerstw, jednostek samorządowych, spółek komunalnych, szkół, uczelni, czy szpitali. Stały współpracownik Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej.