Jak przygotować się do skutecznego wdrożenia EZD – przejście od obiegu papierowego poprzez elektroniczny do EZD

W trakcie spotkania odpowiemy m.in. na pytania: Jak przygotować się do pracy z elektronicznym dokumentem? Na co zwracać uwagę, aby można było szybko i sprawnie przejść na EZD? Jak usprawnić pracę urzędu przez wprowadzenie odpowiednich procedur? Jak wdrożyć elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) oraz jak podnieść efektywność zarządzania dokumentacją? Ponadto uczestnicy dowiedzą się, jak wprowadzać dokumenty, jak zakładać sprawy i jak archiwizować, czym są dane wrażliwe – co można wprowadzać, a czego nie można? Czy ustawa o doręczeniach elektronicznych w najbliższym czasie coś zmieni w obiegu dokumentów? Dlaczego warto wprowadzić EZD i jak to najlepiej zrobić? Szkolenie będzie szczególnie przydatne dla mniejszych jednostek, dzięki wyjaśnieniu jak wdrożyć obieg dokumentów, jakie są niezbędne procedury i koszty, jak zorganizować korespondencję przez ePUAP oraz podpisy elektroniczne?

• Wskazanie na korzyści z prowadzenia systemu elektronicznego. Przekonanie uczestników, że elektroniczny system obiegu nie różni od papierowego – oprócz tego, że znacznie ułatwia pracę;
• Wskazanie na dodatkowe korzyści z przejścia od obiegu elektronicznego do EZD;
• Przekonanie uczestników o konieczności wprowadzenia spisanej procedury obiegu – niezależnie od tego, czy mamy system elektroniczny, czy nie;
• Uzmysłowienie, że metoda „bo tak zawsze się u nas robiło” jest dużo mniej skuteczna od porządnej procedury obiegu dokumentów;
• Zapewnienie efektywności i skuteczności przepływu informacji - art. 68 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
• Zapoznanie się z różnymi systemami obiegu dokumentów i poznanie filozofii ich działania;
• Zapoznanie się z elementami obiegu, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę, aby wdrożyć EZD;
• Zdobycie wiedzy nt. łączenia systemu elektronicznego obiegu z systemami dziedzinowymi.

Osoby odpowiedzialne za obieg dokumentów w jednostce, osoby tworzące procedury obiegu, osoby wdrażające elektroniczny obieg dokumentów, wdrażające EZD np. pracownicy sekretariatów oraz biura obsługi klienta, pracownicy biur rady, sekretarze, informatycy.

Od 14 lat inicjuje w urzędzie zmiany z zakresu obiegu dokumentów, informatyzacji, systemów informatycznych (w tym systemu obiegu dokumentów w ramach projektu SEKAP, systemu informacji przestrzennej). Kierownik wielu projektów - w tym z udziałem kilku i kilkunastu urzędów. Pełnomocnik systemu zarządzania jakością. Wieloletni administrator bezpieczeństwa informacji. Magister inżynier elektronik - Politechnika Śląska w Gliwicach, studia podyplomowe z zakresy zarządzania i administracji, wiceprezes Forum Sekretarzy Gmin i Powiatów Województwa Śląskiego, od 14 lat Sekretarz Miasta Rydułtowy.