Jak przygotować JST na wdrożenie faktury ustrukturyzowanej?
Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów obowiązek wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych dla czynnych podatników VAT zostanie wprowadzony począwszy od 1 lipca 2024 r. Wydaje się, że czasu na przygotowanie do tych rewolucyjnych zmian jest sporo, ale czy na pewno?
Przypomnijmy, że faktura ustrukturyzowana to obecnie jedna z trzech dopuszczalnych form dokumentowania transakcji (obok faktury papierowej i elektronicznej), uregulowana przepisami ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT). Faktura ustrukturyzowana zwana też e-fakturą, to dokument elektroniczny wystawiany przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przybierająca podobnie jak znany nam już plik JPK_V7 formę pliku XML. Ministerstwo Finansów określiło wzór takiej faktury – strukturę logiczną (FA_VAT). Od 1 stycznia 2022 r. sprzedawcy decydują, czy chcą dokumentować transakcję wystawiając faktury w formie papierowej, elektronicznej czy być może ustrukturyzowanej. Jednocześnie otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
W przyszłym roku podatnicy czynni nie będą mieli już takiego wyboru. Wszystkie faktury wystawiane innym podatnikom będą musiały przechodzić przez Krajowy System e-Faktur. Początkowo Ministerstwo Finansów zakładało, że w ten sposób będą wystawiane również faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jednak po konsultacjach publicznych w zmienionym projekcie ustawy wdrażającej KSeF zdecydowano się zwolnić faktury konsumenckie z ich wystawiania poprzez KSeF.
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie możliwe poprzez udostępnioną przez Ministerstwo Finansów aplikację, przy czym zakłada się, że jednak większość podatników będzie generowało e-faktury w swoich systemach finansowo-księgowych. Jednostki samorządu terytorialnego staną zatem przed wyzwaniem nie tylko dostosowania własnych systemów, lecz również aktualizacji wewnętrznych procedur związanych m.in. z obiegiem dokumentów, nadawaniem uprawnień do wystawiania/odbioru faktur czy zmianą zarządzeń związanych z centralizacją rozliczeń VAT.
Zakładając, że JST zdecyduje się na generowanie faktur ustrukturyzowanych w swoim systemie finansowo-księgowym (co wydaje się najrozsądniejszą opcją), trzeba będzie pamiętać, że faktura w systemie księgowo-finansowym będzie jedynie przygotowywana do wystawienia. Dopiero przesłany do KSeF dokument w formie pliku XML, z przydzielonym przez KSeF numerem identyfikacyjnym będzie uznany za fakturę VAT. Jako, że struktura logiczna e-faktury zakłada, że niektóre pola faktury będą obligatoryjne, niektóre fakultatywne, ale też będzie możliwość wprowadzenia pól dodatkowych, JST będzie musiała zadecydować, jakie dodatkowe informacje powinny znaleźć się na wzorze faktury . Zdecydować trzeba będzie również, kiedy przygotowane do wystawienia dokumenty będą przesyłane do KSeF (czy każdego dnia, czy może tylko w wybrane dni np. na koniec miesiąca).
Nadawanie i odbieranie uprawnień do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych będzie odbywało się poprzez KSeF. Zatem weryfikacji i aktualizacji będą wymagały wewnętrzne zasady dotyczące przekazywania pełnomocnictw do generowania tego typu dokumentów.
Z uwagi na fakt, że z obiegu znikną faktury papierowe (poza pewnymi wyjątkami jak np. bilety, które są uznawane za faktury), samorządy będą musiały odpowiednio dostosować swoje regulacje dotyczące obiegu dokumentów. Do tej pory pracownicy urzędów czy np. sołtysi dokonując zakupów płacili gotówką lub kartą płatniczą, otrzymywali fakturę i przedstawiali dokument zakupu do rozliczenia w urzędzie. W przypadku obowiązkowych e-faktur, otrzymanie faktury bezpośrednio po dokonaniu zakupu może nie być już takie proste. Co więcej, dotychczas faktury nawet otrzymywane elektronicznie były drukowane i opisywane zarówno przez działy merytoryczne jak i finansowe. Skoro dokumentem będzie plik XML, czy taka praktyka powinna zostać kontynuowana czy być może zasadne będzie wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
Wdrożenie e-faktur będzie na pewno wyzwaniem dla samorządów. Jednak czy nie można potraktować tego wyzwania również jako szansy? Do tej pory każdy otrzymywany przez JST dokument zakupowy wyglądał inaczej – np. miał inne elementy, inne nazwy pól czy inny format. Od lipca 2024 r. otrzymywane przez samorządy dokumenty będą miały jednolity wzór. Być może będzie możliwe zautomatyzowanie niektórych procesów, w szczególności księgowych.
Przygotowanie do wdrożenia e-faktur należałoby potraktować jako proces, uwzględniający nie tylko zmianę w generowaniu dokumentów sprzedaży, ale też np. ich przechowywaniu, odbieraniu czy nadawaniu uprawnień do ich wystawiania. Będzie to proces, który będzie wymagał wzięcia pod uwagę specyfiki JST, w szczególności kwestii centralizacji rozliczeń VAT. Z uwagi na tę wieloaspektowość zmian, przygotowanie do wejścia do KSeF należałoby rozpocząć z dużym wyprzedzeniem, a być może nawet zdecydować o wejściu do tego systemu i przetestowaniu go wcześniej niż zakładana data graniczna, tj. 1 lipca 2024 r.
Zapraszamy do wzięcia udziału w panelu:
System elektronicznych faktur (KSeF). O wyzwaniach, jakie czekają samorządy. Etapy wdrożenia nowego obowiązku by przygotować jednostkę na 1 stycznia 2024 r. i 1 kwietnia 2024 r.
Obszary jakie zostaną poruszone podczas wystąpienia:
Wymagania podatkowe.
Rozwiązania techniczne.
Jak poradzić sobie z centralizacją?
Jak zorganizować płatność gotówkową?
Jak dostosować elektroniczny obieg faktur do przyjętego obiegu korespondencji?
Autorką tekstu i prowadzącą panel jest Adrianna Rudziak, doradca podatkowy, ekspertka FRDL
