Wszyscy wiemy jak ważne jest, aby instytucje stosowały środki ostrożności i systematycznie monitorowały swoje systemy, tak by minimalizować ryzyko naruszeń ochrony danych i chronić poufność informacji swoich klientów, pracowników i partnerów. Zdarza się jednak, że mimo wiedzy pracowników i stosowanych środków ostrożności dochodzi do naruszeń.


Naruszenia ochrony danych odnoszą się do przypadków nieautoryzowanego dostępu, ujawnienia, modyfikacji, utraty lub kradzieży danych osobowych lub poufnych. Te incydenty mogą wynikać z różnych przyczyn, takich jak ataki hakerskie, wycieki danych, błędy ludzkie, awarie systemów lub brak odpowiednich procedur zabezpieczeń.

Przykłady naruszeń ochrony danych obejmują:

  • Wyciek danych: Kiedy informacje osobiste są wykradzione lub nieuprawnione osoby zewnętrzne uzyskują dostęp do danych klientów, pracowników lub partnerów biznesowych.
  • Ataki hakerskie: Próby nieautoryzowanego dostępu do systemów lub sieci w celu kradzieży danych, np. ataki typu phishing, ransomware czy malware.
  • Utrata danych: Kiedy dane są przypadkowo usunięte lub stają się niedostępne z powodu awarii sprzętu, błędów systemowych lub zaniedbań w procesach kopii zapasowych.
  • Nieuprawnione ujawnienie danych: Gdy informacje poufne zostają niezamierzenie ujawnione, na przykład przez błąd w systemie lub ludzkie niedopatrzenie.
  • Naruszenia związane z wewnętrznymi zagrożeniami: Kiedy pracownicy celowo lub przypadkowo naruszają zasady bezpieczeństwa danych, np. udostępniając poufne informacje nieuprawnionym osobom.
  • Nieprawidłowe zarządzanie danymi: Gdy organizacje nie przestrzegają przepisów dotyczących przechowywania, przetwarzania lub udostępniania danych, na przykład zgodności z przepisami RODO (RODO w Unii Europejskiej) lub innymi regulacjami dotyczącymi prywatności danych.
  • Reakcje na naruszenia ochrony danych obejmują powiadomienie osób, których dane dotyczą, zgłoszenie incydentu odpowiednim organom regulacyjnym, podjęcie środków naprawczych (takich jak wzmocnienie zabezpieczeń) i możliwe sankcje, jeśli naruszenie wynikało z braku przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych.
  • Choć specyfika wymaganych danych może się różnić w zależności od jurysdykcji organu do którego zgłaszamy incydent, ogólne elementy, które zazwyczaj musi zawierać takie zgłoszenie, obejmują:
  • Informacje o zgłaszającym: Dane kontaktowe osoby lub organizacji zgłaszającej naruszenie, w tym nazwę, adres, numer telefonu i adres e-mail.
  • Opis incydentu: Dokładny opis incydentu naruszenia ochrony danych, w tym datę, godzinę i miejsce zdarzenia, a także wszystkie szczegóły dotyczące sposobu, w jaki doszło do naruszenia.
  • Rodzaj danych naruszonych: Opis rodzajów danych osobowych lub poufnych, które zostały naruszone (np. imiona, numery identyfikacyjne, adresy, informacje finansowe).
  • Liczba osób dotkniętych: Szacunkowa liczba osób, których dane mogły zostać naruszone lub skradzione.
  • Potencjalne skutki: Informacje na temat możliwych skutków dla osób, których dane zostały naruszone, np. ryzyko kradzieży tożsamości, szkody finansowe itp.
  • Działania podjęte w odpowiedzi na incydent: Opis działań podjętych w odpowiedzi na naruszenie danych, takich jak zabezpieczenie systemów, powiadomienie osób dotkniętych incydentem, współpraca z organami ścigania, jeśli jest to konieczne.
  • Zabezpieczenia i środki naprawcze: Informacje o środkach naprawczych podjętych w celu zabezpieczenia danych i zapobieżenia przyszłym incydentom.
  • Dokumentacja dodatkowa: Jeśli to możliwe, załączenie dokumentacji wsparcia, takiej jak raporty z audytów bezpieczeństwa, raporty zdarzeń bezpieczeństwa IT, wewnętrzne raporty z badania incydentu itp.
  • Kontakt do osoby odpowiedzialnej: Informacja o osobie, która jest odpowiedzialna za udzielenie dodatkowych informacji lub odpowiedzi na pytania w przypadku potrzeby.

Jeśli są Państwo zainteresowani tematyką ochrony danych osobowych w instytucjach, zapraszamy do udziału w organizowanych przez FRDL szkoleniach podczas których będą mogli Państwo rozwijać swoją wiedzę i uzyskiwać odpowiedzi na pojawiające się pytania i wątpliwości:

1. „Korzystanie z dronów a prywatność i ochrona danych osobowych. Podstawy prawe i praktyka” – 15 lutego 2024 r.

2. „Obsługa naruszeń ochrony danych osobowych” – 20 lutego 2024 r.

Zapraszamy Państwa również do udziału w Forach Inspektorów Ochrony Danych Osobowych, które działają przy regionalnych ośrodkach FRDL. Udział w pracach Forum poza spotkaniem z ekspertem, daje niepowtarzalną możliwość stałego kontaktu z innymi osobami odpowiedzialnymi za ochronę danych w urzędzie, rozmowy i wzajemnej wymiany doświadczeń.

Zapraszamy!