Instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt w jst i ich jednostkach organizacyjnych – opracowanie, wdrożenie i stosowanie.

Szkolenie poświęcone jest praktycznym aspektom opracowywania, wdrażania i stosowania instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt w jednostkach samorządowych. Uczestnicy poznają, krok po kroku, jak zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami i sprawny obieg informacji w urzędzie. Podczas zajęć omówione zostaną zarówno zagadnienia związane z tradycyjnym systemem kancelaryjnym, jak i rozwiązania stosowane w elektronicznym zarządzaniu dokumentacją. Szkolenie ma charakter warsztatowy, uczestnicy będą pracować na praktycznych przykładach, co pozwoli im w sposób bezpośredni przełożyć zdobytą wiedzę na codzienną praktykę kancelaryjną.

• Zdobycie aktualnej wiedzy na temat przepisów prawa dotyczących opracowywania i stosowania instrukcji kancelaryjnej oraz JRWA w jednostkach samorządowych.
• Przedstawienie prawidłowego zakładania i prowadzenia teczek rzeczowych, spisów spraw oraz rejestrów kancelaryjnych w systemie tradycyjnym i elektronicznym.
• Poznanie zasad klasyfikowania, kwalifikowania i porządkowania dokumentacji, w tym sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego.
• Przypomnienie jak poprawnie postępować z dokumentacją niebędącą aktami spraw oraz jak unikać najczęstszych błędów w obiegu dokumentacji.
• Możliwość omówienia indywidualnych problemów i niejasności pojawiających się w codziennej pracy kancelaryjnej i archiwalnej.

1. System kancelaryjny dziennikowy i bezdziennikowy.
2. Instrukcja kancelaryjna – zakres regulacji.
3.  Budowa jednolitego rzeczowego wykazu akt.
4. Stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt.
5. Zakładanie i prowadzenie teczek rzeczowych spisów spraw, rejestrów kancelaryjnych.
6.   Prowadzenie teczek zbiorczych na dokumentację. 
7.   Teczka akt jednej sprawy.
8.   Prowadzenie dokumentacji niestanowiącej akt spraw.
9.  Kwalifikacja archiwalna dokumentacji.
10.  Porządkowanie teczek akt spraw zakończonych.
11. Zasady przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego.

Pracownicy prowadzący sekretariat, kancelarię, obsługę kancelaryjną w jednostkach samorządu terytorialnego i ich jednostkach organizacyjnych. Pracownicy zakładający teczki rzeczowe, prowadzący sprawy, prowadzący teczki zbiorcze na dokumentację, teczki akt jednej sprawy w samorządowych jednostkach organizacyjnych (szkole, przedszkolu, bibliotece, ośrodku pomocy społecznej, zakładzie gospodarki komunalnej, etc.). Pracownicy przekazujący akta spraw zakończonych do archiwum zakładowego i składnicy akt.

Pracownik państwowej służby archiwalnej, wieloletni wykładowca z doświadczeniem w prowadzeniu szkoleń dla urzędników, pracowników państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych oraz studentów uczelni wyższych o specjalizacji archiwalnej.